Cloud Computing: Warum ich Wolken mag

Cloud Computing: Warum ich Wolken magDass die Entwicklung im Internet rasant voranschreitet und in einem immer schnelleren Tempo Innovationen auf unterschiedlichsten Ebenen hervorbringt, dürfte mittlerweile allseits bekannt sein. Da wir als Inbound Marketing Agentur natürlich von Haus aus eine gewisse Online-Affinität mitbringen, sind wir gegenüber diesen Veränderungen relativ offen.

Im folgenden Artikel möchte ich einen kurzen Überblick geben, inwiefern sich unsere Arbeitsweise durch die verstärkte Hinwendung zu cloudbasierten Software Lösungen verändert hat und welche positiven Erfahrungen wir damit gemacht haben. 

Der Hauptteil unserer Tätigkeiten spielt sich logischerweise von Haus aus online ab.

Unsere Content Management - und Marketing Automation-Systeme Typo3, Wordpress, Hootsuite, Cleverreach, Mailchimp und natürlich HubSpot sind natürlich seit jeher reine Online-Tools, wurden von Anfang an in Wolken gespeichert.

Zu diesen "Kernuntensilien" sind im Laufe der Zeit auch in anderen Nebenbereichen, wie z. B. der Büroorganisation, einige browserbasierte Lösungen hinzugekommen.

So setzen wir bereits seit längerem Asana als Projektmanagement-Tool ein. Unsere Arbeitszeiten tracken wir mit Toggl. Einfache Bildbearbeitungen erledigen wir mit Canva und relevanten Content kuratieren wir mit feedly. Online Meetings und Webinare führen wir in der Regel mit GoToMeeting und GoToWebinar durch. 

Seit ca. 1,5 Jahren setzen wir für Kundenprojekte auch Google Drive als gemeinsames Laufwerk ein.

Da wir bei der Verwendung von Online Tools ausschließlich positive Erfahrungen gemacht haben, werden wir diese Entwicklung auch in den kommenden Jahren weiter forcieren. So stecken wir bereits mitten in den Vorbereitungen für einen Umzug unserer internen Struktur zu Google Apps for Work

Warum wir diesen Weg gehen?

Noch Anfang letzten Jahres verwendeten wir diverse Programme, die lokal auf den jeweiligen Rechnern installiert sein mussten. (In unserem Büro gibt es einen eigenen Schrank, in dem sich diverse Software-Versionen und deren Lizenzen stapeln). 

Dabei machen vor allem Programme wie Pages oder Numbers kooperatives Arbeiten nicht gerade leichter. Selbst in einer (fast) reinen Apple-Umgebung gibt es immer wieder mal Probleme, wenn jemand eine Datei nicht öffnen kann, weil er noch nicht die neueste Version eines Programms installiert hat und von der Kompatibilität mit anderen Betriebssystemen will ich gar nicht erst anfangen.

Je nach Relevanz wurden Dateien entweder lokal auf dem eigenen Computer gespeichert und – falls erforderlich – zur weiteren Bearbeitung per E-Mail verschickt. Allgemeine Dokumente, wie die Vorlage für einen Urlaubsantrag, wurden auf einem hausinternen Server abgelegt, auf den man sich, zumindest innerhalb des Firmennetzwerks einloggen konnte (wenn man unterwegs ist, braucht man wieder einen lokal installierten VPN-Zugang).

Die Fertigstellung von längeren Dokumenten, an der in der Regel mehrere Personen beteiligt sind (z.B. ein Whitepaper) kann schnell einen Berg von unterschiedlichen Dateiversionen ergeben, damit ja keine Änderungen verloren gehen und wer schon mal eine Abschlußarbeit geschrieben hat, weiß, wie viele Superlative von "FINAL" existieren können.

Welche positiven Effekte gibt es?

Die Erfahrungen des letzten Jahres haben gezeigt, dass der Einsatz  einer cloudbasierten Lösung enorme Vorteile für uns bietet und viele dieser Probleme mittlerweile der Vergangenheit angehören.


social-icons-15#CloudComputing bedeutet effizientes Arbeiten –
im Büro, unterwegs, im Homeoffice, überall!


Ortsunabhängiger Zugriff

Ein offensichtlicher Vorteil liegt darin, dass wir von überall (sofern ein Internetzugang vorhanden ist) Zugriff auf unsere Dateien haben (natürlich gibt es nach wie vor Ausnahmen und Dateien, die nur lokal abgespeichert werden).

Mittlerweile verschicke ich in der Regel auch keine Dateianhänge, sondern füge ganz einfach Freigabelinks mit unterschiedlichen Berechtigungen ('nur ansehen', 'bearbeiten' oder 'nur kommentieren') zu Dateien und Ordnern an. Dadurch ist auch der Transfer größerer Datenmengen, die gerne mal das Postfach des Empfängers verstopfen, kein Problem mehr.

Kooperatives Arbeiten

Die meisten Texte, Tabellen, Präsentationen und Projektskizzen werden von uns jedoch nicht nur online gesichert – sondern direkt online erstellt, ich mag das sehr.

Web-Apps wie "Google Docs", "Präsentationen", "Tabellen", "Zeichnungen" decken zwar noch nicht den kompletten Funktionsumfang einer kompletten Office-Suite ab, sind aber für unsere alltäglichen Zwecke absolut ausreichend. 

Der Vorteil dieser Programme ist, dass sie explizit für kooperatives Arbeiten ausgelegt sind. Das bedeutet, dass es mittlerweile von jedem Dokument bis zu seiner Fertigstellung nur noch eine Datei gibt. Auch das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten durch verschiedene Personen ist kein Problem mehr. Für inhaltliches Feedback und Korrekturen kommentieren wir die betreffenden Textpassagen.

Absturzsicherheit

Alle Änderungen werden sofort automatisch gespeichert und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar und jegliche Versionen können jederzeit wiederhergestellt werden.

Das Stöhnen, wenn ein Programm plötzlich abstürzt ohne dass man seinen fast fertigen Text abgespeichert hat, gibt es bei uns nicht mehr.

Produktivität

Ein Beispiel: Da ich als Ansprechpartner häufiger Fragen unserer Kunden zum Umgang mit HubSpot beantworte, war die kostenlose Browser-Extension "Screencastify" für mich eine der wertvollsten Entdeckungen des letzten Jahres.

Mit dem Tool lassen sich sehr einfach Screencasts und Tutorials direkt aus dem Browser heraus erstellen, welche anschließend automatisch in Google-Drive gespeichert werden. Hierfür hätte ich früher eine Software wie Camtasia verwendet, das Video rendern lassen und auf Youtube hochladen müssen. 

Fragen wie z.B. "Wie funktioniert nochmal XY?" kann ich so schnell und vor allem nachhaltig beantworten, ohne dass ich eine lange E-Mail mit Screenshots oder abstrakten Beschreibungen, wo sich welcher Button befindet, schreiben muss, sondern ich mach es ganz einfach schnell vor und verschicke anschließend einen Link. So baut sich gleichzeitig eine haus- bzw. projektinterne Dokumentation auf, die den Wissenstransfer (bspw. bei neuen Mitarbeitern) erleichtert.

Flexibilität

Ein weiterer Effekt: Der weitestgehende Verzicht auf lokal installierte Software-Lösungen macht uns auch von der eingesetzten Hardware unabhängiger.

Solange eine Internet-Verbindung vorhanden ist, verfüge ich überall über die selbe Arbeitsumgebung, egal wo ich gerade bin und welcher Computer mir zur Verfügung steht und kann so arbeiten, als würde ich gerade im Büro sitzen.

Im Prinzip ist das einzige, was uns jeweils noch an unseren eigenen Schreibtisch bindet, die eigene Telefonnummer und der persönliche Kontakt zu den Kollegen. 

Schon jetzt halten wir den größten Teil unserer Kundenmeetings online ab – z. B. per GoToMeeting, Hangouts oder WebEx. Der Gründe hierfür liegen auf der Hand: Es spart ganz einfach Zeit und Reisekosten.

Auch interne Meetings werden wir zukünftig verstärkt online abhalten.

Fazit: Cloud Computing bedeutet für mich effizienteres Arbeiten

Natürlich planen wir nicht, unser Büro aufzulösen. Ich persönlich versuche, das Private vom Beruflichen zu trennen und halte das Konzept des "In-die-Arbeit-Gehens" für durchaus sinnvoll. Daher arbeite ich auch lieber an meinem Arbeitsplatz als im Home-Office. Dennoch gibt es Situationen, in denen es einfach sinnvoller bzw. praktischer ist. 

De facto schreibe ich diesen Blopost gerade in meinem Wohnzimmer – ganz einfach aus dem Grund, weil meine Freundin heute Geburtstag hat und wir aus diesem Anlass mit ihren Eltern mittags zum Essen verabredet sind – in einem Restaurant, dass sich im selben Haus wie unsere Wohnung befindet. Ich hätte also heute morgen ins Büro, mittags wieder zurück, nach dem Essen wieder ins Büro und am Abend wieder nach Hause gehen können, oder ich spare mir diesen Weg und die damit verbundene Zeit und arbeite von daheim aus.

Anders ausgedrückt: Durch die hier beschriebenen Maßnahmen sind wir in der Wahl unseres Arbeitsumfelds deutlich flexibler und damit letztendlich effizienter geworden.

Ich finde es spannend, mit welchem Tempo Innovationen (nicht nur) auf diesem Gebiet entstehen – noch beeindruckender finde ich, wie stark sich diese Veränderungen auf die Struktur und die Arbeitsweise einer Firma und den privaten Bereich auswirken.

Webinarplanung

Veröffentlicht am 14.01.2016 und zuletzt aktualisiert am 04.04.2017

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