Eine kleine Dosis Zeitmanagement – Teil 1: Erfassen

Dieser Blogpost ist Teil 1 unsererer Serie Eine kleine Dosis Zeitmanagement

Wie Sie die Dinge nicht nur geregelt sondern auch erledigt kriegen.

Es gibt Tage, da weiß man einfach nicht, wo einem der Kopf steht. Wohin mit der ganzen Arbeit? Wo fange ich an? Wo höre ich auf? Wie setze ich Prioritäten? Kennt jeder, oder? Die Frage nach dem richtigen Zeitmanagement taucht immer wieder auf, die Antwort muss jeder für sich selbst finden.

Mit dieser Serie darf ich ein paar Anregungen liefern, wie Sie Ihren Arbeitsalltag strukturieren und somit bessere Ergebnisse im Job erzielen können. Schritt für Schritt in kleinen Dosen.

Getting things done

In seiner kleinen Bibel zum Thema Produktivität „Getting things done“ (dt. „Wie ich die Dinge geregelt kriege“) beschreibt David Allen diese Problematik des täglichen Zeitmanagements als einen Prozess in fünf Stufen, die wir alle durchlaufen, wenn wir unsere Arbeit erledigen.

  • Wir erfassen alles, was unsere Aufmerksamkeit erfordert,
  • arbeiten durch, was das bedeutet, und
  • ordnen die Ergebnisse, die wir
  • als Option für das überprüfen, was wir
  • zu tun beschließen.

Erkennen Sie dieses Muster in Ihrem Arbeitsalltag? Das Prinzip ist recht einfach und – auf unterschiedliche Weise und von verschiedenen Ausgangssituationen aus – gehen wir alle unsere Arbeit so an, so David Allen.

Doch jeder Mensch hat Schwachstellen in dieser 5-gliedrigen Kette aufzuweisen, die das ganze System zum Wanken bringen. Denn eine Kette ist nun mal immer nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Und so müssen wir auch die Organisation unserer Aufgaben betrachten. Beginnen wir am Anfang, dem Prozess des Erfassens. Schon hier können sich erste Fehler einschleichen, die Ihnen am Ende Probleme machen werden.

Bestandsaufnahme

Wir erfassen zunächst einmal alles, und damit meine ich wirklich ALLES, was auf dem Plan steht und uns im Kopf herumschwirrt. Alle Aufgaben, Vorhaben, Pläne, Ideen und alle noch so winzigen Kleinigkeiten, die uns beschäftigen, werden erfasst.

Unterscheiden Sie hier nicht zwischen Privatem und Beruflichen, umfassend oder geringfügigen oder dringenden oder weniger dringenden Aufgaben – es geht darum, alles zu erfassen, was Ihnen im Kopf herumschwirrt. (David Allen schreibt davon, dass bei jemandem mit einem verantwortungsvollen Job durchaus mal 150 ToDos und mehr auf der Liste stehen könnten…)

Keine offenen Enden mehr

Vielen fällt das Schreiben einer solchen Liste schwer, doch man muss sich von Gedanken wie „Ach, das muss ich mir doch nicht extra aufschreiben“ befreien und knallhart Gedanken-Inventur betreiben. Eine kleine, aber wichtige Ausnahme gibt es, die sogenannte „2-Minuten-Regel“: alles was tatsächlich weniger als zwei Minuten dauert, wird sofort erledigt. Aber davon später mehr. Ansonsten gilt: alle Dinge, bei denen Sie sich denken:

  • Ich sollte...
  • Ich müsste...
  • Ich werde...

...sind lose, offene Enden, die zusammengeführt werden müssen. All diese Dinge, die nicht erledigt, nicht entschieden oder nicht geplant worden sind, kommen auf Ihre Liste. Ansonsten treiben diese Dinge nur Unwesen in Ihrem Kopf. Und wenn es nur das schlechte Gewissen ist, etwas nicht erledigt zu haben, all das lenkt Sie von dem ab, was wirklich wichtig ist.

Das richtige Hilfsmittel

Wie Sie erfassen, ob analog oder digital, ist Ihnen frei überlassen. Auf der analogen Seite ein Klassiker: Der Eingangskorb. Briefe, Notizzettel, Rechnungen und alles auf Papier vorliegendes Material kann fein säuberlich einsortiert werden. Schreibpapier und Blöcke gehören auch zu den klassisch anlogen Hilfsmitteln. Es gibt wohl keine einfachere Möglichkeit Listen zu schreiben, als mit Stift und Papier.

Digitale Helfer

Ich persönlich bin viel unterwegs, Kundentermine, Events, Seminare – da bringen mir die aufgeräumte Ablage und der Notizblock nichts, wenn ich im Zug zum nächsten Termin sitze und nicht darauf zugreifen kann. Ich habe meine Listen lieber in der Hosentasche und mein Smartphone ist in diesem Moment mein Freund und Helfer, deshalb greife ich bei meine persönlichen Arbeits-Organisation auf digitale Hilfsmittel zurück.

Mit Programmen wie Evernote, Omnifocus, Wunderlist oder Remember the Milk kann ich nicht nur alles erfassen, die Apps synchronisieren meine Listen zum Teil auch mit PC, Tablet und Smartphone und ich kann von überall darauf zugreifen. Auch E-Mail-Programme wie Outlook oder mail, natürlich auch Kalender (iCal) sind durch Ihre Erinnerungs- und Notizfunktion eigentlich unentbehrlich.

Ein freier Kopf

Haben Sie erst einmal Ihre Ablage sortiert oder alle anfallenden Aufgaben in eine App oder eine Liste eingepflegt, bedeutet das nicht gleich, dass sich fortan alles von alleine regelt.

Gehen Sie immer wieder auf Nummer sicher, dass auch alle losen Enden in Ihr System aufgenommen worden sind. Die Erfassungswerkzeuge müssen in Ihren Alltag integriert werden und ständig verfügbar sein. So können Sie alle Einfälle und belastenden Gedanken zu jeder Zeit festhalten. Bei den meisten wird es unterschiedliche Listen oder Eingangskörbe geben, diesbezüglich gilt: So viele wie nötig, so wenige wie möglich.

Die Liste leeren

Nach dem Aufräumen kommt das Durcharbeiten. Wenn Sie eine Liste erstellt haben und damit nicht arbeiten, dient sie lediglich als Sammelsurium unerledigter Dinge und kippt damit in’s Gegenteil. Sie müssen nicht alles sofort zu Ende bringen, das geht sowieso nicht. Es geht darum, sie aus der Liste zu picken, zu betrachten, nächste Schritte zu überlegen und in Ihr System einzuordnen. Der „Eingang“ muss geleert werden, dafür müssen Sie Ihr System kennen und nutzen.

Lesen Sie im nächsten Teil unserer Serie, wie Sie genau diese Problematik bewältigen, sprich Ihre Eingangskörbe und Listen leer zu bekommen, ohne die Arbeit immer sofort erledigen zu müssen.

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Zeitmanagement für Mediaberater

Veröffentlicht am 09.04.2014 und zuletzt aktualisiert am 08.11.2016