Eine kleine Dosis Zeitmanagement – Teil 2: Sortieren

Dieser Blogpost ist Teil 2 unsererer Serie Eine kleine Dosis Zeitmanagement

Zeitmanagement_sortieren.jpgIch betrete das Büro an einem Montagmorgen. Drei kleine Dinge will ich bis zur Mittagspause erledigen: Einen Werbepartner zurückrufen, eine E-Mail an einen Kollegen schreiben und endlich die Präsentation fertigstellen, an der ich schon seit Wochen arbeite.

Plötzlich kommt mein Chef und erinnert mich an das Meeting heute. Natürlich gar kein Problem. Uff, ach ja und die Anmeldung für die Fortbildung nächste Woche nicht vergessen!

Meeting, Seminar, E-Mail ... was war einmal noch zu tun?

Wenn es Ihnen auch öfter so geht, brauchen Sie ein System zur Selbstorganisation. "Getting Things Done" oder kurz GTD ist so ein System.

Zu viele Aufgaben belasten

David Allen und GTD haben wir ja schon im ersten Teil der Serie kennengelernt. Wir kennen die fünf Schritte zur Umsetzung des perfekten Zeitmanagements und ich habe versucht, Ihnen zu erklären, wie Sie Dinge am besten erfassen.

Nun ist es zwar ein guter Anfang, alle Aufgaben, Pläne, Ideen und jedes noch so winzige Detail, das uns beschäftigt zu sortieren. Jedoch garantiert das noch lange nicht, dass die Dinge auch tatsächlich abgearbeitet werden.

Wir haben bereits festgestellt, dass alle Dinge, bei denen Sie sich "sollte", "müsste", "werde" denken, lose, offene Enden sind. Sie kennen wahrscheinlich Ihre individuellen offenen Enden: Eine noch zu erledigende Aufgabe, die Ihnen plötzlich wie ein Blitz in alle Glieder fährt oder auch Dinge, die Sie auf keinen Fall vergessen dürfen. Neulich zum Beispiel habe ich gerade mit einem Kunden telefoniert, als mir einfiel, dass ich noch einen Blogartikel fertigstellen sollte. Es ist keine Schande, dass uns unerledigte Dinge gerade dann einfallen, wenn wir uns auf eine andere Aufgabe konzentrieren sollten. Aber das kostet unnötig Energie und ist frustrierend. Daher sollte es so weit wie möglich vermieden werden.

Ab in den Papierkorb!

David Allen schlägt zunächst vor, alle "To Dos" in einem Eingangskorb zu sammeln. Jetzt kommt das Wichtigste: Nehmen Sie sich etwas Zeit und sichten Sie zuerst den Inhalt Ihres Eingangskorbs. Jetzt haben Sie den Mut, alles Unnötige zu löschen oder wegzuwerfen!

Spam-Mails, Werbebriefe, alles was Sie eigentlich überhaupt nicht interessiert – all das brauchen Sie nun wirklich nicht aufzubewahren! Sie können mir glauben: Es ist befreiend, Unwichtiges einfach rauszuschmeißen.

Handeln oder nicht?

Das verbleibende Material teilen Sie anschließend in drei Kategorien auf:

  1. Aktuelle Projekte
  2. Nächste Schritte
  3. Referenzmaterial

Diese Aufteilung ist unkompliziert. Sie fragen sich einfach bei jeder Aufgabe im Eingangskorb, ob sie eine Handlung von Ihnen verlangt.

Die Aufgabe erfordert eine Handlung

Dann ist sie unter "Aktuelle Projekte" oder "Nächste Schritte" einzuordnen. Wenn die Aufgabe mehr als einen nächsten Schritt braucht, handelt es sich laut David Allen um ein Projekt. Am besten Sie halten dann neben einer Beschreibung des Projekts auch das angestrebte Ziel fest.

Jetzt gibt es drei Möglichkeiten, weiter zu verfahren:

1. Ausführen

Sie kennen ja bereits die Zwei-Minuten-Regel. Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, wird direkt gemacht. Mir hat es am Anfang geholfen, mit einer Stoppuhr zu arbeiten. Das klingt vielleicht blöd, hat mich aber gelehrt, den Zeitaufwand von Aufgaben besser einzuschätzen.

2. Delegieren

Ganz ehrlich: Müssen alle Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste wirklich von Ihnen bearbeitet werden? Falls jemand dazu besser geeignet ist als Sie selbst, können Sie ruhig delegieren.

3. Planen

Wenn eine Aufgabe länger als zwei Minute dauert, trage ich den nächsten Schritt im Kalender ein oder schreibe mir eine Liste mit den nächsten Schritten. Es ist hilfreich, jeweils nicht nur das Gesamtprojekt zu definieren, sondern jeden einzelnen Schritt, der zum Ziel führt. Ein Telefonat, eine Präsentation, ein Meeting, die Erstellung eines Konzeptes – am besten, Sie lassen nichts aus.

Die Aufgabe erfordert keine Handlung von Ihnen

Wenn dieser glückliche Fall eintritt, haben Sie wiederum drei Möglichkeiten.

1. Wegschmeißen

Sind Sie sicher, dass Sie die Unterlagen noch brauchen? Wenn es auch für zukünftige Projekte keine Rolle spielt, werfen Sie es doch einfach direkt in den Müll.

2. Zurückstellen

Auch wenn es aktuell keiner Handlung bedarf, zu einem späteren Zeitpunkt aber schon, sollten Sie diese in einem extra Ordner aufbewahren. Dazu zählen auch Projekte mit "irgendwann" oder "demnächst".

3. Archivieren

Schaffen Sie sich ein Archiv, in dem Sie Aufgaben und Ideen, die zu einem späteren Zeitpunkt wichtig werden könnten, aubewahren. So haben Sie auch Wochen, Monate, Jahre später leicht Zugriff auf das Referenzmaterial.

Diesen Prozess führe ich täglich durch. Möglicherweise klingt das am Anfang furchtbar umständlich, aber mir hat es wirklich geholfen, meine "offenen Enden" durchzuarbeiten. Gerade am Anfang könnten Sie sich vielleicht ein Schema des Prozesses über den Schreibtisch hängen, um diesen besser zu verinnerlichen.

Im nächsten Artikel schauen wir uns genauer an, wie Sie ihren Eingangskorb pflegen und aktualisieren. Fall Sie sich fragen, wie Ihr Eingangskorb übersichtlicher werden könnte, empfehle ich Ihnen den Artikel "Zeitmanagement – auch die Ablage gehört dazu".

Zeitmanagement für Mediaberater

Veröffentlicht am 17.06.2014 und zuletzt aktualisiert am 20.02.2017

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