Eine kleine Dosis Zeitmanagement – Teil 4: Prioritäten setzen

Dieser Blogpost ist Teil 4 unsererer Serie Eine kleine Dosis Zeitmanagement

prioritaetenGanz ehrlich: Ich habe sicherlich ein Dutzend Bücher zum Thema Zeitmanagement gelesen. Die Empfehlungen habe ich angewendet. Einen Tag lang. Maximal. Ich habe es nie geschafft, Tagespläne einzuhalten. Bei Getting Things Done aber war das anders.

Wir sind inzwischen beim letzten Schritt des zentralen Getting Things Done – Prozesses angekommen. Halten wir doch noch einmal fest, was wir bisher kennengelernt haben.

Wir wissen nun, wie wir:

  • die losen Enden in Eingangskörben erfassen
  • alle erfassten Aufgaben sortieren
  • alle nächsten Schritte in einem System organisieren und regelmäßig durchsehen

Alles schön und gut. Doch jetzt habe ich eine lange Liste mit zu erledigenden Aufgaben vor mir. Woher weiß ich, womit ich anfangen muss?

David Allen hat für diese Frage drei Modelle entwickelt, die Ihnen helfen können, Ihre Aufgaben in der idealen Rehenfolge abzuarbeiten.

Das 4-Kriterien-Modell

1. Kontext

Nächste Schritte wie Brainstorming oder das Durchlesen von Unterlagen können Sie praktisch überall erledigen. Für andere Aufgaben benötigen Sie einen PC oder ein Telefon. Manche Dinge kann man nur im Büro erledigen, andere sind auch im Homeoffice möglich. Dieses Kriterium schränkt ihre Liste der nächsten Schritte, die sie aktuell erledigen können, schon enorm ein. Wenn Sie sich also fragen, was Sie in einer ruhigen Minute abarbeiten könnten, dann überlegen Sie am Besten, ob Sie dafür die Hilfe bestimmter Arbeitsgeräte benötigen.

2. Zeit

Ganz klar: Wenn sie nur fünf Minuten Zeit haben, dann können Sie keinen Schritt angehen, der rund eine Stunde dauert. Wenn Sie Probleme haben, die Dauer einer Tätigkeit einzuschätzen, dann fragen Sie doch einfach Ihre Kollegen. Mit der Zeit wird es Ihnen aber immer leichter fallen, Ihren Zeitbedarf grob vorherzusagen.

3. Energie

Ihr nächster Schritt braucht ein hohes Level an Kreativität und Konzentration, dabei ist bald Feierabend und Ihr Kopf berührt immer mal wieder die Schreibtischplatt? Lassen Sie es! Es gibt zahlreiche nächste Schritte, die weder viel Energie noch einen klaren Kopf brauchen. Nutzen Sie daher beispielsweise das Mittagstief am besten für Routinearbeiten.

4. Priorität

Wenn sie die ersten drei Kriterien für Ihre Liste angewendet haben, haben Sie jetzt möglicherweise noch drei bis fünf offene Aufgaben vorliegen, die Sie sofort erledigen könnten. Jetzt kommt Intuition ins Spiel.

Der 25.000 Dollar-Trick

Um das besser zu verdeutlichen, berichtet Allen vom sogenannten 25.000 Dollar-Trick.

Stellen Sie sich doch bitte mal folgendes Szenario vor: Sie sind Direktor einer Fabrik. In Ihrer Fabrik gibt es einen technischen Defekt, so dass alle Maschinen stoppen und die Produktion still steht. Sie müssen alles stehen und liegen lassen, um das Problem zu heben. Sie können an diesem Tag nur noch eine einzige weitere Aufgabe erledigen. Alles andere muss warten. Welche Aufgabe würden Sie wählen?

Wenn Sie sich jetzt fragen, wieso dieses Gedankenspiel als 25.000-Dollar Trick tituliert wurde, hier gibt es etwas zum Schmunzeln: Als der Geschäftsmann Charles Schwab von dem Trick erfuhr, schickte er dem Urheber dieser Idee, Ivy Lee, einen Scheck im Wert von 25.000 US-Dollar. Er war davon überzeugt, dass es sich um den wertvollsten Rat handelte, den er in seinem Leben bekommen hatte.  

Ich gebe es jedoch ganz offen zu:

Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Mir fehlt es auch oft schwer, zu erkennen, welche Aufgabe gerade am dringlichsten wäre. Die zwei nachfolgenden Modelle haben mir jedoch geholfen meine Aufgaben besser zu priorisieren.

Das dreifach Modell

Mit dem dreifachen Modell evaluiert man seine tägliche Arbeit. Dabei gibt es drei verschiedene Arten von Arbeiten, die man erledigen kann:

1. Vordefinierte Arbeit

Wenn man nächste Schritte seiner Liste durchführt und beispielsweise ein Projekt voranbringt, dann erledigt man die Arbeit, die man vorher in der ersten vier Schritten des DTD-Prozesses definiert hat.

2. Plötzlich anfallende Arbeit

Der Chef beruft ein Notfallmeeting für den Nachmittag ein, ein Kunde möchte noch einmal über die anfallenden Werbekosten sprechen und da die Kollegin krank ist, muss man ihre Arbeit auch noch übernehmen. Immer wieder kommt es zu Arbeiten, mit denen man am Anfang des Tages überhaupt nicht gerechnet hat. Bei diesen plötzlich anfallenden Aufgaben setzt man seine Priorität automatisch auf diese statt auf die vordefinierte Arbeit.

3. Arbeit definieren

Vordefinierte Arbeit kann erst erledigt wenn, wenn sie vorher definiert wurde. Das ist also der typische GTD-Prozess: Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren und Aktualisieren.

Jetzt haben wir zwar ein Modell entdeckt, dass alle Formen der Arbeit erfasst, so dass wir diese stets im Blick haben. Ein wesentlicher Punkt fehlt jedoch immer noch. Welche Aufgaben sollen denn nun zuerst erledigt werden?

6-Level-Modell

Dazu hat David Allen das sogenannte 6-Level-Modell entwickelt. Es gibt sechs Perspektiven auf die eigene Arbeit, und es hilft, aus jeder Perspektive Prioritäten zu setzen. Er bedient sich dabei Höhenangaben aus der Luftfahrt. Wie ein Flugzeug starten wir dabei auf der Startbahn.

Startbahn: Nächste Schritte

Damit ist die Liste mit Ihren nächsten Schritten gemeint: Anrufe, E-Mails, Präsentationen. Eben alle Aufgaben auf Ihrer aktuellen To-Do-Liste.

10.000 Fuß: Aktuelle Projekte

Das sind die kurzfristigen Ergebnisse, die Sie durch die nächsten Schritte erreichen wollen: Zum Beispiel die Akquirierung eines neuen Kundens oder die Organisation einer Konferenz

20.000 Fuß: Verantwortungsbereiche

Die meisten Projekte entstehen aus der Verantwortlichkeit für bestimmte Bereiche. Ihr Bereich könnte beispielsweise die strategische Planung oder die Kundenakquise sei. Im Schnitt hat jeder Berufstätige sogar 10 bis 15 von diesen Bereichen.

30.000 Fuß: Ziele für die nächsten ein bis zwei Jahre

Was wollen Sie in den nächsten zwei Jahren erreichen? Setzen Sie sich realistische Ziele und passen Sie die Gewichtung Ihrer Verantwortungsbereiche daran an. Wenn Sie sich Ziele mit ein bis zwei Jahren als Perspektive setzen, werden bestimmte Dinge im Leben automatisch wichtiger und andere unwichtiger. Intuitiv setzten Sie also Ihre Prioritäten.

40.000 Fuß: Vision für die nächsten drei bis fünf Jahren

Auch wenn Sie die Frage möglicherweise genau so hassen wie Ich: Wo wollen Sie in fünf Jahren stehen? Möchten Sie Karriere machen? Wie würden Sie ihr soziales Umfeld am liebsten gestalten? Eine Betrachtung aus dieser Perspektive ermöglicht Ihnen einen weiten Zeithorizont, den Sie für Projekte brauchen und der einen enormen Einfluss auf die eigene Arbeit hat.

50.000 Fuß: Das Leben

Hier geht es um das große Ganze: Was wollen Sie in Ihrem Leben erreichen?  David Allen nennt das die ultimative Jobbeschreibung. Alle Ziele, Visionen, Projekte und nächste Schritte gehen von dieser Perspektive aus und führen wieder zu ihr hin.  

Das Modell ist natürlich nur eine abstrakte Hilfe, die im Alltag nicht immer umzusetzen ist. Nicht alle Gedanken lassen sich immer in ein Level stecken. Trotzdem hat mir das Modell durchaus geholfen, einen ganzheitlichen Blick auf mein Leben und meine Prioritäten zu bekommen. Im Alltag kann ich meist intuitiv entscheiden, welcher Schritt der nächste sein sollte.

Im letzten Artikel werde ich Ihnen noch ein paar Ratschläge mit auf den Weg geben, wie Sie Getting Things Done auch im täglichen Arbeitschaos kontinuierlich anwenden können.

Zeitmanagement für Mediaberater

Veröffentlicht am 01.07.2014 und zuletzt aktualisiert am 07.02.2017