Eine kleine Dosis Zeitmanagement – Teil 5: Konsequenz

Dieser Blogpost ist Teil 5 unsererer Serie Eine kleine Dosis Zeitmanagement

KonzentrationSie kennen ja inzwischen die fünf Schritte der Getting Things Done-Methode nach David Allen. Ich bin davon überzeugt, dass Sie Ihren Arbeitsalltag dadurch deutlich erleichtern können – wenn sie denn nur konsequent bleiben. Damit Ihnen das gelingt, verrate ich Ihnen noch fünf Tipps, die Sie sicherlich kennen, aber immer noch nicht umsetzen.

„Morgenstund hat Gold im Mund!“

Sind Ihre Arbeitszeiten fix? Wenn nicht, nutzen Sie die Morgenstunden für wichtige Aufgaben. Normalerweise sind Menschen zwischen 08:00 und 10:00 Uhr am leistungsfähigsten. Stehen Sie daher früher auf, gehen Sie früher ins Büro, starten Sie früher voll durch. Morgens gibt es am wenigsten Ablenkungen und Unterbrechungen. Wenn Sie diese Stunden richtig nutzen, dann können Sie früher nach Hause gehen und haben mehr Zeit für sich oder Ihre Familie – und das sogar ohne Reue, denn Ihre To-Do-Liste ist ja vollständig abgearbeitet!

Digitale Helfer

Wenn Sie ohnehin die meiste Zeit am PC oder mit dem Smartphone in der Hand verbringen, ist es durchaus sinnvoll, Ihre Projekte auch mit Hilfe dieser Geräte zu verwalten. Es gibt eine Vielzahl von Softwaretools, die das Zeitmanagement nach David Allen unterstützen. Einige davon sind sogar kostenlos: Remember the Milk, ThinkingRock oder JelloDashboard sind meine persönlichen Favoriten. Testen Sie einfach, welches Programm am besten zu Ihnen passt.

Unterbrechungen vermeiden

Kennen Sie das? Sie schreiben gerade ein Angebot für Ihren Kunden, da sehen Sie unten links am Bildschirm ein kleines Pop-Up-Fenster aufblinken, das Ihnen eine neue E-Mail ankündigt. Früher habe ich diese Mail sofort geöffnet, gelesen und beantwortet. Es könnte ja dringend sein. Allerdings haben mich diese kleinen, vielen Unterbrechungen täglich in meiner Arbeit zurückgeworfen.

Deaktivieren Sie die automatische E-Mail-Benachrichtigung, dann ist die Versuchung auch nicht so groß. Legen Sie lieber feste Zeiten fest, in denen Sie Ihre Mails checken und beantworten. Ich zum Beispiel rufe meine E-Mails drei Mal täglich ab: Morgens, wenn ich den PC hochgefahren habe, mittags nach der Pause und kurz bevor ich in den Feierabend verschwinde.

Nein zu Multitasking!

Man sagt ja immer, Frauen seien tolle Multitasker. Ich zähle scheinbar nicht dazu. Denn immer wenn ich versuche, mehrere Dinge gleichzeitig zu machen, stresst mich das ungemein. Zahlreiche Studien belegen, dass Multitasking zu deutlich mehr Fehlern und mehr Stress führt und letztendlich mehr Zeit kostet, als wenn wir alles nacheinander machen würden.

Ablenkung vermeiden

Sinnvoll ist dafür auch eine Arbeitsumgebung, die Ihnen hilft, alles auszublenden, woran Sie gerade nicht arbeiten. Legen Sie daher alle persönlichen Gegenstände außer Sichtweite. Das Babyfoto Ihrer Nichte ist sicherlich süß, aber muss nicht im Minutentakt bewundert werden. Ein großer Zeitfresser ist auch das Smartphone. Daher lege ich es nie auf den Schreibtisch – ich würde nur alle paar Minuten SMS schreiben oder meine Sozialen Netzwerke durchschauen. Legen Sie sich auf Ihren Schreibtisch nur das Material, das Sie für die aktuelle Aufgabe benötigen. Alles andere können Sie in einem greifbaren Regal in Ihrer Nähe verstauen. Last but not least: Welches Hintergrundbild haben Sie auf Ihren PC installiert? Ihre Familie, einen Traumstrand bei Sonnenuntergang – egal was es ist, löschen Sie es. Ein einfarbiger (langweiliger?) Bildschirm lädt nicht zum Tagträumen ein und gibt Ihnen keine Gelegenheit, von Ihrer Aufgabe abzuweichen.

Das alles sind natürlich nur ein paar Ratschläge, die Ihnen helfen können, GTD konsequent durchzuhalten. Haben Sie vielleicht selbst ein paar Tipps, wie Ihnen Konsequenz im  Zeitmanagement auch wirklich gelingt? Ich würde mich über Vorschläge in den Kommentaren sehr freuen!

Zeitmanagement für Mediaberater

Veröffentlicht am 08.07.2014 und zuletzt aktualisiert am 20.02.2017