Großer Wurf oder doch ein Flop? Erfolgskriterien im Projektmanagement

Erfolgskriterien im Projektmanagement.jpgEin Projekt planen ist eine Sache – es zielgerichtet managen und zum Erfolg führen, eine ganz andere. Für das Projektmanagement stellt sich also die Frage, ob – und wie – man schon frühzeitig dafür sorgen kann, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Und wann gilt ein Projekt überhaupt als Erfolg? Wie definieren sich die Erfolgskriterien im Projektmanagement?

Schließlich heißt es zum Thema Projektmanagement stets, dass Projekte flexibel und dynamisch bleiben sollen. Ist dann nicht auch die Erfolgsdefinition wandelbar?

Diese Frage wollen wir nachgehen und haben schon vorab eine gute und eine schlechte Nachricht für Sie… Die schlechte Nachricht: Erzwingen lässt sich der Erfolg, wie bei so vielen Aspekten im Leben, eher nicht. Und auch nicht vorhersehen. Die gute: Es gibt zahlreiche Erfolgskriterien, die den Projekterfolg bestimmen und die Ihrem Projektmanagement gute Dienste leisten werden. Ganz nach dem Motto: Die Planung macht den Erfolg. Also – begleiten Sie uns und nehmen Sie den Projekterfolg aktiv in die Hand!

Die Voraussetzungen 

Es ist für Projektmanager kaum überraschend, dass Erfolg vor allem Definitionssache ist. Ein Beispiel: Wenn ein Projekt zur Einführung eines neuen Produkts an dessen Marktreife scheitert, das eigentliche Projektziel aber zunächst Teambuilding und die Entwicklung neuer Skills war – dann lässt sich das Projekt dennoch als Erfolg verbuchen! 

Sorgen Sie also unbedingt dafür, dass Sie die Parameter für den Projekterfolg bereits in die grundsätzliche Projektplanung mit einbeziehen: Definieren Sie ein eindeutiges Projektziel und legen Sie dafür ein Budget fest, innerhalb dessen das Ziel zu erreichen ist.

Besetzen Sie ein Projektteam, das qualifiziert ist, Ihr Projekt zuverlässig in das festgelegte Ziel zu führen. Auch ist das Prinzip „Ein Häuptling für viele Indianer“ bei Projekten von Bedeutung: Es muss ein zentraler Verantwortlicher für das Gesamtprojekt festgelegt werden. Dieser ist dann auch für die Ressourcenplanung im Projekt zuständig.

Ein weiteres Kriterium für den Erfolg eines Projekts ist die Zeit. Damit ist nicht nur die zeitliche Vorgabe gemeint, sondern auch der Zeitpunkt, an dem sich das Projektmanagement „ausklinkt“ und seine Arbeit als erfüllt ansieht.

Auch hier ein Beispiel aus der Praxis: Abteilung A und B sollen zukünftig die Aufgaben von Abteilung C übernehmen, weil sich diese einem neuen Auftrag widmen soll. Und tatsächlich: Pünktlich zum geplanten Termin sind alle Aufgaben übertragen. A und B sind geschult, die Abläufe integriert – und C hat wieder freie Kapazitäten. Sie verlassen Ihr Projekt und werten es als Erfolg. Doch schon nach kurzer Zeit kommt es zu Reibungsverlusten: A und B haben Probleme und lähmen C mit ständigen Rückfragen. Kurzerhand übernimmt C wieder einen Teil der alten Tätigkeiten – und blockiert sich für die neuen Aufgaben. Insgesamt gesehen also gleich ein doppelter Fehlschlag, den eine längere Projektbetreuung wohl vermieden hätte.

Die Voraussetzungen für den Projekterfolg noch einmal zusammengefasst: 

  • Den gewünschten Erfolg, also das Projektziel, definieren
  • Projektmitarbeiter zielorientiert auswählen
  • Eindeutige Projektleitung und Veratwortlichkeit
  • Zeitlichen Abschluss des Projektmanagements definieren

Das Project Exzellence Model 

Die Erfolgskriterien eines Projekts werden von Dozenten, Projektmanagement-Spezialisten und der Fachliteratur sicher unterschiedlich gesehen; insgesamt hat man sich aber auf breiter Basis auf das Project Excellence Model geeinigt, das 1997 bei der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) entwickelt wurde.

Wenn Sie sich tiefer in dieses Modell einarbeiten möchten, finden Sie bei der GPM eine ausführliche Anleitung zur Erstellung.

Die wichtigsten Aspekte haben wir hier für Sie, unter Verwendung eben dieser Quelle, zusammengefasst:  Das Project Excellence Model (PEM) vergibt zur Bewertung eines Projekts insgesamt maximal 1.000 Punkte. Dabei gehen bis zu 500 Punkte an das Projektmanagement und ebenso viele an die Projektergebnisse. Diese beiden Hauptkriterien sind nochmals wie folgt, Maximalpunkte in Klammern, verteilt:

Projektmanagement

max. 500 Punkte

  • Zielorientierung (max. 140 Punkte)
    Wurden die Erwartungen und Anforderungen eingebunden? - Wurden die Ziele entwickelt, dokumentiert und geprüft?
  • Führung (max. 80 Punkte)
    Leben die Führungskräfte die Project Excellence, und zwar gegenüber allen Beteiligten?  
  • Mitarbeiter (max. 70 Punkte)
    Die Auswahl geeigneter Mitarbeiter und deren Motivation ist zu belegen
  • Ressourcen (max. 70 Punkte)
    Prüfung hinsichtlich der Ressourceneffizienz sowie der Steuerung der Ressourcen, wie u.a. Finanzen, Informationen, Lieferanten und Services  
  • Prozesse (max. 140 Punkte)
    Sind die nötigen Prozesse identifiziert und werden sie beständig verbessert? - Werden Projektmanagement-Methoden sinnvoll eingesetzt?

Projektergebnisse

max. 500 Punkte

  • Kundenzufriedenheit (max. 180 Punkte)
    Wurden die Vorgaben und Erwartungen der Kundengruppen erfüllt? Wie ist die direkte und indirekte Ergebnis-Beurteilung?
  • Mitarbeiterzufriedenheit (max. 80 Punkte)
    Wie ist die direkte und indirekte Beurteilung durch Mitarbeiter und Führungskräfte?  
  • Zufriedenheit sonstiger Interessengruppen (max. 60 Punkte)
    Auch hier wieder bewertet: Direkte und indirekte Beurteilung, Vorgaben-Erfüllung  
  • Zielerreichung (max. 180 Punkte)
    Wurden die definierten Ziele erreicht oder sogar übertroffen?

Darüber sollten Sie sprechen

Zum Anschluss noch ein Tipp: Es gibt zahlreiche Erfolgskriterien für den Projekterfolg – aber schlussendlich sind sie alle abhängig von einem wichtigen Element der Unternehmenskultur: Einer funktionierenden, offenen und fairen Kommunikation.

Als Projektmanager sollten Sie alle Beteiligten dazu motivieren, beständig Rückmeldung zu geben, zu hinterfragen und sich auszutauschen. Kommunikation ist der Motor, der Ihr Projekt am Laufen hält!

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Veröffentlicht am 23.03.2017 und zuletzt aktualisiert am 04.04.2017