Fehler bei der Durchführung eines Webinars und wie man sie vermeidet

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Webinare sind eine hervorragende Möglichkeit, neue Leads zu generieren oder die Beziehung zu bestehenden Kontakten zu intensivieren. Auch wir bei HOPPE7 nutzen dieses Marketing-Instrument relativ häufig und veranstalten in regelmäßigen Abständen eigene Vorträge oder unterstützen unsere Kunden bei der Durchführung von Webinaren.

Dass wir mittlerweile eine gewisse Routine auf diesem Gebiet entwickelt haben, verdanken wir zu einem großen Teil auch den Fehlern, die wir in der Vergangenheit gemacht haben.

Fehler bei der technischen Einrichtung des Webinars

Eine "beliebte" Fehlerquelle ist das unvorsichtige Kopieren und Anpassen eines vergangenen Webinars. Zwar spart dieses Vorgehen manchmal sehr viel Zeit, birgt aber auch gewisse Risiken, da es leicht passieren kann, dass man ein oder zwei Details übersieht und dadurch Informationen aus einem anderen Webinar übernommen werden.

Beispiele:

  • Falscher/s Name, Geschlecht oder Foto des Referenten in der "Warteraumansicht"
  • Falscher Webinartitel in der automatischen Bestätigungsmail
  • Falsche Webinar-ID in der Erinnerungsmail
  • Tippfehler im Titel des Webinars oder bei den Kurzumfragen

Damit die Veranstaltung länger beworben werden kann, erfolgt die technische Einrichtung des Webinars in der Regel schon relativ frühzeitig – also ungefähr vier Wochen vor dem Webinar-Termin. 

Diese große Zeitspanne birgt allerdings ein gewisses Risiko:

Gibt es kurzfristige Änderungen (z.B. Verschiebung des Datums oder der Uhrzeit) muss man daran denken, die bereits angemeldeten Interessenten darauf hinzuweisen. Darüber hinaus gilt es, vorausgeplante automatisierte Erinnerungsmails nicht aus dem Auge zu verlieren, um bei den Teilnehmern nicht für Verwirrung zu sorgen.

Fehler, die bei der Einrichtung passieren, sind besonders ärgerlich, da sie vermeidbar sind und häufig aus Leichtsinn oder Schlampigkeit resultieren – eine Gefahr, die sich durch eine größere Routine sogar noch verstärkt.

Es klingt vielleicht banal, aber die beste Strategie, um solche Fehler vermeiden zu können, ist ganz einfach sorgfältiges Arbeiten und mehrfache Kontrolle. Bei automatisierten Erinnerungsmails kann es zudem hilfreich sein, sich eine Vermerk im Kalender zu setzen, um die E-Mail kurz vor dem Versand nochmal auf etwaige Veränderungen zu überprüfen. (vgl. auch: Die Tücken der Marketing Automation)

Inhaltliche Vorbereitung

Dass der Vortrag keine inhaltlichen Fehler enthalten sollte, versteht sich eigentlich von selbst. Doch selbst bei inhaltlich einwandfreien Präsentationen kann es manchmal zu Problemen kommen.

In der Regel wird bei einem Webinar im Vorfeld die Dauer des Vortrags angegeben. Für die Terminplanung der Teilnehmer ist das natürlich vorteilhaft. Es kann aber zum Problem werden, wenn der Referent sich bei der Dauer seiner Präsentation verschätzt, oder sich beim Vortrag an einem Punkt verrennt, so dass gegen Ende die Zeit knapp wird und wichtige Aspekte nur noch kurz angerissen werden können. Auch für Fragen der Teilnehmer bleibt dann häufig keine Zeit mehr.

Manche Referenten feilen bis kurz vor dem Webinar noch an Ihrer Präsentation, um sie so perfekt wie möglich zu gestalten. Das ist verständlich – schließlich möchte man sich im besten Licht präsentieren. Problematisch kann es werden, wenn dann die Zeit zu knapp wird, um sie sich nochmal in Ruhe von der ersten bis zur letzten Folie durchzusehen und man im Webinar feststellen muss, dass sich eine Folie im Eifer des Gefechtes an einer falschen Stelle im Vortrag wiederfindet oder man vergessen hat, eine bereits überarbeitete Folie zu löschen.

Ein Webinar ist für Referenten häufig eine äußerst ungewohnte Situation. Man sitzt (i. d. Regel alleine) vor einem Bildschirm und muss zu einem nicht anwesenden Publikum sprechen, führt aber strenggenommen ein Selbstgespräch, da es kein optisches und akkustisches Feedback (wie z.B. zustimmendes Nicken oder das Lachen über eine scherzhafte Bemerkung) von Seiten der Zuhörer gibt. 

Um sich an die spezielle Vortragssituation zu gewöhnen, kann es helfen, dass man den Vortrag alleine übt und sich dabei aufzeichnet.

Zudem sollte man mindestens eine Generalprobe (besser sind natürlich zwei) in einer echten Live-Situation mit einem kritischen Testpublikum durchführen.

Gerade wenn es sich um einen Vortrag handelt, den man zum allerersten Mal hält, empfiehlt es sich, genügend zeitlichen Abstand zum eigentlichen Webinartermin einzuplanen, um notfalls inhaltliche Korrekturen vorzunehmen und ggfs. die Gewichtung der einzelnen Aspekte anpassen zu können, ohne dass man in zeitliche Bedrängnis gerät.

Technische Schwierigkeiten

Es scheint manchmal so, als ob technische Geräte ein Eigenleben führen und genau in dem Moment, wenn es auf sie ankommt, keine Lust mehr haben. Ein Webinar bietet dazu eine Vielzahl von Gelegenheiten:

  • Zusammenbrechende Internetverbindungen
  • Abstürzende Computer
  • Die Maus quittiert ihren Dienst
  • usw.

Bei manchen dieser Probleme ist man schlichtweg machtlos. Grundsätzlich kann man das Risiko einer technisches Panne zumindest minimieren, wenn man die typischen Gefahrenherde kennt und sich für diese wappnet.

Eine kurze Übersicht möglicher Problemstellen:

  • Eine WLAN-Verbindung ist meist anfälliger für Störungen als eine Verbindung über ein Netzwerkkabel.
  • Vergewissern Sie sich, dass es zum Zeitpunkt des Webinars zu keinen größeren Belastungen des Netzwerks kommt. (z.B. Video-Uploads)
  • Schließen Sie vor dem Vortrag alle nicht benötigten Programme (z.B. Virenscanner, automatische Updates, E-Mail-Programme, ...)
  • Verzichten Sie in Ihrer Präsentation auf Animationen, da die Teilnehmer diese aufgrund der niedrigen Bildwiederholungsrate der Übertragung sowieso nicht sehen und den Computer unnötig belasten.
  • Benutzen Sie den leistungsfähigsten und stabilsten Rechner, der Ihnen zur Verfügung steht.
  • Räumen Sie Ihren Computer auf und leeren Sie den (virtuellen) Papierkorb.
  • Kümmern Sie sich rechtzeitig um ein Headset mit Mikrofon und überprüfen Sie, ob es mit Ihrem Computer kompatibel ist und von Ihrer Webinar-Software erkannt wird.
  • Wenn Sie eine kabellose Maus verwenden, sorgen Sie dafür, dass der Akku bzw. die Batterien voll sind.
  • Schalten Sie Ihr Handy aus und leiten Sie Ihr Telefon um.
  • Schicken Sie dem Moderator des Webinars eine Kopie der Präsentation, so dass dieser im Notfall seinen Bildschirm übertragen kann und sie spontan auf eine reine Telefonverbindung zurückgreifen können.

Bedienfehler bei der Durchführung

Bei einem Webinar kommt in der Regel eine Software (wie z.B. GoToWebinar) zum Einsatz, die speziell hierfür konzipiert ist und gewisse Funktionen bietet, die über die eines normalen Online-Meetings hinausgehen. Es ist absolut empfehlenswert, dass Sie den Umgang mit dieser Software aus dem Effeff beherrschen.

Aufgrund der Live-Situation und der daraus resultierenden Anspannung kommt es doch immer mal wieder zu Blackouts und Bedienfehlern:

Ein paar Beispiele:

  • Man stellt mitten während des Vortrags fest, dass man vergessen hat, die Aufzeichnung zu starten.
  • Auf dem Desktop sind sensible Dateien oder Informationen zu sehen.
  • Sie sind bereits mitten in der Präsentation und nach 15 Minuten fragt ein Teilnehmer vorsichtig nach, ob es denn schon losgegangen sei, weil Sie vergessen haben, die Sitzung zu starten.
  • Bei einer Übergabe der Bildschirmübertragung wird vergessen, die Übertragung zuzulassen bzw. zu bestätigen.
  • Das Mikrofon des Referenten ist noch stummgestaltet
  • Es wird vergessen, das Ergebnis einer Kurzumfrage wieder auszublenden.

Solche Fehler sind natürlich ärgerlich, aber vor allem menschlich. Das beste Gegenmittel ist auch hier eine gründliche Vorbereitung und ein gewisses Maß an Konzentration.

webinar-aufzeichnung-starten.jpgAuch hier gilt: Wenn man weiß, wo mögliche Fehlerquellen lauern (und diese womöglich schon einmal begangen hat), ist es leichter sich auf die Gefahren vorzubereiten.

Wenn möglich, sollte man den Referenten soweit wie möglich entlasten, so dass sich dieser fast nur auf seinen Vortrag konzentrieren kann und nicht auch noch ständig ein Auge auf die Fragen der Teilnehmer haben muss. 

Gerade bei mehreren involvierten Personen (Moderator, Referent, Betreuer d. Chats) ist es ratsam, den Ablauf des Webinars so genau, wie möglich zu skizzieren und eine Art "Drehbuch" zu erstellen, wer wann welchen Einsatz hat.

Es ist empfehlenswert, dass man 30 Minuten vor dem Webinar keine Termine mehr hat und sich den Ablauf des Vortrags, mit allen einzelnen Handlungsschritten nochmal vor Augen führen kann.

Je nachdem welche Softwarelösung man verwendet, haben Organisatoren und Moderatoren andere Rechte als die Teilnehmer. Sie können sich beispielsweise bereits bevor die Sitzung gestartet ist, im Warteraum unterhalten.

Optimalerweise sollte es daher einen internen Teilnehmer geben. So werden Fehler, wie eine nicht gestartete Sitzung oder Tonprobleme schneller erkannt und können dem Moderator – der sich wenn möglich in einem Nebenzimmer befindet – schnell und diskret mitgeteilt werden.

Fazit 

Bei allen Vorteilen (relativ einfache Umsetzung, persönlicher Kontakt zu potenziellen Kunden, Interaktivität, ...) sollte man die Durchführung eines Webinars nicht unterschätzen. 

Während man bei einem Artikel oder bei einem Whitepaper die Möglichkeit hat, später nachzubessern, handelt es sich bei einem Webinar um eine Live-Situation vor einem aufmerksamen Publikum (vgl. Kinofilm vs. Theateraufführung).

Die Möglichkeiten "menschlichen Versagens" während eines Webinars sind dabei äußerst vielfältig und der Fehlerteufel schlägt meist dort zu, wo man es nicht erwartet. Daher ist es hilfreich, sich die möglichen Gefahrenquellen bewusst zu machen.

Allerdings sollte man sich dadurch auch nicht verrückt machen lassen. Schließlich sind Fehler auch dazu da, dass man aus ihnen lernt.

Webinarplanung

Veröffentlicht am 10.12.2015 und zuletzt aktualisiert am 22.07.2016