Wie das HubSpot CRM hilft, den Sales Prozess zu optimieren

Wie das HubSpot CRM hilft, den Sales Prozess zu optimierenEgal ob Großkonzern oder One-Man-Show: Kein Unternehmen kommt ohne Verkauf aus. Und ein Ziel ist dabei immer klar – man will den ganzen Prozess optimieren. Höhere Abschlusszahlen, Up-Selling, verkürzter Zyklus … Die Strategien sind vielfältig. Doch optimieren kann nur, wer sich der Ausgangslage überhaupt bewusst ist. 

Wir bei HOPPE7 arbeiten sowohl für Marketing als auch Sales mit der HubSpot Suite – und diese erleichtert den Prozess deutlich. Sie wollen wissen wie?

Unternehmen

Filtermöglichkeiten HubSpot CRM: UnternehmenWie ein Kontaktdatensatz in der HubSpot CRM aufgebaut ist, habe ich bereits in einem früheren Blogpost aufgezeigt. Doch gibt es noch so viele weitere nützliche Funktionen, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte.

So wie es eine Übersicht aller Leads als einzelne Kontaktpersonen gibt, existiert eine analoge Ansicht auch für die Unternehmenskontakte. Das klingt zunächst unspektakulär, aber eine Funktion ist dabei bemerkenswert. 

HubSpot bietet die Möglichkeit, nach einer Vielzahl von Größen zu filtern. Ich versuche das Mal an einem Beispiel etwas konkreter zu umreißen. 

Sie haben ein neues Produkt, das speziell für eine Branche geeignet ist, aber auch sehr teuer und erst ab einer gewissen Anzahl von Mitarbeitern sinnvoll eingesetzt werden kann.
Um dieses zielgenau zu bewerben, kann man sich nun eine eigene Liste erstellen. Dafür setzt man sinnige Filter (z.B. solche, wie Sie sie hier rechts im Bild sehen).

Et violà – HubSpot gibt eine fertige Liste aus, mit der weiter gearbeitet werden kann. Sie können nun beispielsweise eine Kampagne aufsetzen, um Ihr neues Produkt zu bewerben oder die Liste durchgehen und sich Tasks für die entsprechenden Ansprechpartner einrichten, um das Produkt beim nächsten Gespräch vorzustellen usw. 

HubSpot CRM: gefilterte Liste Unternehmen

Deals

So, Sie bewerben also mit dieser Liste das neue Produkt erfolgreich und sind auch schon mit einigen Kontakten im Gespräch. Um den nun folgenden Verkaufsprozess zu strukturieren, verwenden Sie die sogenannten Deals. Da der Verlauf von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein kann, ist es auch hier wieder ratsam, sich seine eigene Ansicht zu basteln. 

Wann macht es Sinn, einen Deal anzusetzen? Welche notwendigen Schritte muss ein Kunde durchlaufen, bis er wirklich kauft?

Natürlich ist es wenig übersichtlich, für jeden Kontakt von vornherein einen Deal anzulegen, weil er ja irgendwann vielleicht kaufen könnte. Und doch ist es ratsam, nicht erst beim Versand des Angebots anzusetzen. Dann können Sie lediglich einsehen, welche Abschlüsse Sie gewonnen und verloren haben. Aber der Prozess an sich wird nicht dokumentiert. 

Probieren Sie doch einfach mal aus, immer dann einen Deal einzurichten, wenn zum ersten Mal über eine mögliche Kooperation oder einen Produktverkauf gesprochen wird. Wenn wir bei unserem oben verwendeten Beispiel bleiben:

  1. Termin vereinbart
  2. Qualifiziert nach BANT (oder Ihrem entsprechenden Framework)
  3. Präsentation vereinbart
  4. Entscheider involviert
  5. Termin vor Ort
  6. Angebot verschickt
  7. Abschluss gewonnen / verloren

Sie kreiieren also einen Deal, wenn ein verbindlicher Termin vereinbart wird, um über die Situation im Unternehmen zu sprechen etc. und schieben den Deal weiter, immer wenn der nächste Schritt beschlossen ist. In HubSpot funktioniert das ganz einfach per Drag & Drop. 

Deals in der HubSpot CRM festhaltenJe mehr in Ihrer Pipeline unterwegs ist, desto voller logischerweise Ihr Deal Board. Aber mithilfe der zugeordneten Größen (Datum, Betrag) und je nach dem in welcher Phase sich der Deal befindet, ist jederzeit ersichtlich, welcher Schritt der nächste ist und wie bald dieser zu gehen ist.

Und natürlich kann bei konsequenter Beobachtung auch konkretes Potenzial für Verbesserungen identifiziert werden. Beispielsweise können Sie Ihre Produktpräsentation anpassen, wenn Sie merken, dass nach diesem Schritt ein großer Teil der Leads den Sales Funnel nicht mehr weiter durchläuft. Dann ist es ratsam, den Nutzen auf Kundenseite konkreter herauszuarbeiten und die Präsentation genauer auf die Branche, Größe etc. des jeweiligen Unternehmens zu spezifizieren.

Dashboard

Wenn Sie all diese Funktionen konsequent nutzen, macht HubSpot die Auswertung der Bemühungen wirklich leicht. 

Sie können sich Ihr Dashboard individuell einrichten, sodass es eben jene Größen anzeigt, die für Sie wichtig sind. In meiner Übersicht kann ich so zum Beispiel auf einen Blick nachvollziehen:

  • Wie der derzeitige Stand sämtlicher ausstehender Deals is.
  • Wie mein Verhältnis zwischen abgeschlossenen Deals und dem geplanten Ziel ist. 
  • Welche kürzlichen Aktivitäten unternommen wurden (E-Mails, Notizen, Calls etc.).
  • Wie produktiv der jeweilige Verkäufer im ausgewählten Zeitabschnitt war.
  • Welcher Anteil von Leads welche Stufen im Sales Prozess durchläuft. 

Der letzte Punkt, die sogenannte Sales Performance, ist besonders interessant. Hier können Sie zum einen die konkreten Schritte nachvollziehen, die Ihre Verkäufer unternehmen. Wie viele Kontakte sind dem jeweiligen Angestellten zugeteilt worden, wie viele davon hat er bearbeitet, mit welchem Ergebnis usw. 

Wenn Sie die Einstellung auf das ganze Team stellen, können Sie darüber hinaus nicht nur die jetzige Situation jederzeit einsehen. Sie können für Ihre Wachstumspläne das Pferd von hinten aufzäumen. 

Sagen wir, Sie wollen im nächsten Jahr ein Wachstum von 20% erreichen. Über Ihre jetzigen Zahlen können Sie dann einfach einsehen, wie viele Präsentationen Sie derzeit brauchen, um einen Abschluss zu generieren, wie viele qualifizierte Gespräche um eine Präsentation zu vereinbaren und so weiter. So lässt sich recht genau einschätzen, wie viele Leads Sie mehr generieren müssen, um Ihr Wachstumsziel zu erreichen. 

Natürlich gibt es noch weitere Ansichten, die man seinem Dashboard zufügen kann. Vor allem wenn man Sales Pro, also die Erweiterung des kostenlosen CRMs, oder ein weiteres kostenpflichtiges Add-on nutzt, ergeben sich noch einige interessante Größen. Beispielsweise eine Komplettübersicht über Ihren Sales Cycle, Entwicklung von Leads und viele mehr. 

Sie sehen also, den Sales Prozess zu überwachen und damit auch zu optimieren, wird mit den Funktionen von HubSpot um einiges leichter. 

Wenn Sie aber ansonsten noch gute Tipps für mich haben, immer her damit. Ich freue mich über Ihre Nachricht!

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Veröffentlicht am 30.03.2017 und zuletzt aktualisiert am 30.10.2017