14 (und mehr) HubSpot Workflow Ideen

HubSpot Workflows und Marketing Automation"Läuft bei mir!" – das hören wir von HubSpot-Anwendern, die Workflows zur Marketing Automation einsetzen, sehr oft. Wir zeigen Ihnen, wie mit HubSpot bei Marketing und Sales alles im Fluss ist.

Wann macht die Arbeit in Marketing und Sales besonders viel Spaß? Ganz klar – wenn's mal wieder so richtig läuft! Soll heißen: Das CRM ist aufgeräumt, die To Do-Liste angenehm kurz und viele anstehende Aufgaben erledigen sich dank Marketing Automation ohne weiteres Zutun von selbst. Sie haben also Zeit, sich voll und ganz um das zu kümmern, wofür Sie im Sinne des Inbound Marketings brennen: Leads zu Kunden machen.

Marketing Automation ist dabei alles andere als nur ein Buzzword – die Automatisierung von Marketingaufgaben ist vielmehr das ideale Beispiel dafür, wie Sie Digitalisierung von der Leadgenerierung über das Lead Nurturing bis hin zum Abschluss unterstützt. Und zwar, indem Sie Ihnen immer wiederkehrende und standardisierte Arbeitsschritte, also Workflows, abnimmt. Und genau unter diesem Menüpunkt finden Sie bei HubSpot eine der zentralen Funktionen für mehr Spaß an der Arbeit mit Kontakten, Leads und Kunden. Dabei sind die Möglichkeiten groß(artig): Mit HubSpot erstellen Sie zum Beispiel …

  • Kontaktbasierte Workflows
  • Unternehmens- und dealbasierte Workflows
  • Angebots- und ticketbasierte Workflows

Das Grundprinzip ist dabei immer identisch: Ein Workflow besagt, dass ein auslösendes Moment, der sogenannte Trigger, eine oder mehrere Aktionen bewirkt. Diese Aktionen können nun entweder durch HubSpot automatisch erledigt werden – oder sie werden als konkrete Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Hierzu Workflow-Beispiele:

Trigger: Ein Lead lädt sich Premium Content – Aktion: Es folgt eine Mail mit weiteren hilfreichen Ressourcen.

Trigger: Ein Lead interessiert sich für Blogartikel oder Webseiten mit einem bestimmten Thema – Aktion: Im CRM eines Sales-Mitarbeiters wird ein Task erstellt, damit dieses Thema beim nächsten Gespräch angeschnitten werden kann.

Workflows sind eine HubSpot-Funktion, die in den Lizenztypen Professional und Enterprise aller Hubs enthalten sind.

Mehr zu der Erstellung von Workflows in HubSpot finden Sie u.a. in diesem einleitenden Artikel und in dieser Anleitung bei HubSpot. Wir wollen aber an dieser Stelle die Theorie rund um HubSpot Workflows verlassen und Ihnen eine Reihe an Beispiel-Workflows zeigen, mit denen Sie direkt loslegen und Marketing Automation in die Tat umsetzen können!

Die Mail-Workflows

Werbung, aber bei weitem kein Spam: Mail-Workflows sorgen dafür, dass Mails ereignisbestimmt versandt werden. Der Rezipient ist also für die Inhalte gerade besonders empfänglich. Das macht den per Trigger ausgelösten Mailversand so wertvoll!

Mail-Workflows eignen sich aber auch, um eher weniger inspirierende Alltagstätigkeiten (etwa den Versand von Dankesmails) automatisch von HubSpot erledigen zu lassen.

1. Webinar Follow-Up

Nach Teilnahme an einem Webinar wird eine Mail mit Dank für die Teilnahme, weiteren Informationen (Links) und einer Einladung zum vertiefenden Gespräch versandt.

2. Newsletter Anmeldung Dankesmail

Wenn sich ein Leser für Ihren Corporate Blog registriert, erhält er eine automatische Dankesmail.

3. Follow-Up zum Test

Wenn Sie Testversionen einer Software anbieten, meldet sich der passende Workflow bei Ihrem Lead pünktlich zum Ablauf des Tests. 

4. Gruß- und Gratulationsmail

Auch Mails zum Geburtstag, Firmenjubiläum und anderen Meilensteinen sind in HubSpot Workflows bestens aufgehoben.

Die Website-Workflows

Eine der großen Stärken von HubSpot ist die Möglichkeit, die Aktivität einzelner Accounts auf Ihrer Website zu verfolgen und sogar personalisierte Inhalte ausspielen zu können. Von dieser Fähigkeit Ihrer Inbound Marketing-Plattform profitieren auch die Workflows: So können Sie in Abhängigkeit vom Nutzungsverhalten Mails versenden oder den Vertrieb instruieren.

1. Interessen-orientiert verkaufen

Ein Lead interessiert sich auf Ihrer Website für bestimmte Themen – eine wertvolle Information, die direkt ins CRM und damit zum betreuenden Sales Rep gelangt.

2. Leads reaktivieren

Trotz aktivem Lead Nurturing hat sich Ihr Lead schon lange nicht mehr auf der Website blicken lassen? Auch für diesen Fall sollten Sie einen Workflow anlegen, der Ihr Unternehmen wieder ins Spiel bringt.

3. Kaufabbruch hinterfragen

Sie betreiben einen Online-Shop? Dann sollten Sie sich nicht nur für erfolgreiche Verkäufe bedanken, sondern auch freundlich nach dem Grund fragen, weshalb ein Kauf vor dem Check-out abgebrochen wurde. Auch das erledigt ein Workflow.

Die CRM-Workflows

Vor allem im CRM spielen die Workflows von HubSpot ihre Stärken aus und helfen Ihnen dabei, Ihre Kontakte bzw. Leads zu strukturieren den Sales-Kontakt zu intensivieren. Auch wir setzen die hier genannten Workflows für ein "cleanes" und wirkungsvolles CRM ein. An dieser Stelle auch gleich ein Tipp: Am besten entwickeln Sie solche Workflows, nachdem Sie mit dem regelmäßigen Frühjahrsputz im CRM fertig sind.

1. Interne Mitarbeiter ausfiltern

Klar, auch Ihre eigenen Mitarbeiter und Kollegen sind in Ihrem CRM gespeichert; Sie werden deren Adressen aber kaum für die aktuelle Mailkampagne nutzen wollen. Ein schnell aufgesetzter Workflow hilft, die internen Mitarbeiter auszufiltern. Dabei dient die eigene Domain in einer Mailadresse als Trigger, um das Eigenschaftsfeld "Intern" auf Ja zu setzen. Erstellt man nun zum Beispiel eine Liste für den nächsten Mailversand, kann man dieses Property nutzen, um eben die Mailadressen auszuschließen, die zu Ihrer Domain gehören.

… und so sieht es aus, wenn Sie diesen Workflow erstellen:

Workflow HubSpot Interne Mitarbeiter

2. Lead Status auf "Open Deal" setzen

Sie haben eine Anfrage von einem Kontakt erhalten und das passende Angebot verschickt? Dann ist es an der Zeit, in HubSpot einen Deal einzustellen. Mit einem Workflow können Sie dafür sorgen, dass der Status des zugehörigen Leads automatisch auf "Open Deal" gesetzt wird. Wenn Sie dann regelmäßig Ihre Leads nach diesem Status filtern, ist sichergestellt, dass Ihnen kein offenes Angebot zur Nachbearbeitung durch die Lappen geht.

3. Freemail-Adressen herausfiltern

Das HubSpot CRM ist als Lead Nurturing-Werkzeug so aufgebaut, dass es jeden Lead anhand seiner Mailadresse identifizert – und das jeweilige Unternehmen anhand der Domain. Deshalb sind Kontakte mit Freemail-Adressen (z.B. von web.de, yahoo! oder Google) eher ungeeignet für die Lead-Arbeit mit HubSpot. Dazu kommt, dass im B2B-Bereich die Kontaktaufnahme über solche privat gefärbten Adressen eher ungewöhnlich ist – obwohl auch wir bei HOPPE7 schon ernsthafte und fundierte Angebotsanfragen via Freemailer erhalten haben.

Wenn Sie nun Kontakte mit Freemail-Domain vermeiden wollen, können Sie diese bereits in ihrem verwendeten Kontaktformular ausschließen – und damit von Ihrem CRM fernhalten. Aber es gibt natürlich auch die Möglichkeit, im Nachhinein einen Workflow mit folgender Funktion einzusetzen: Trigger: E-Mail-Domain entspricht @yahoo.de, @web.de, @t-online.de etc. / Aktion: Lead auf "unqualifiziert" setzen.

4.  Contact Owner festlegen

Sie haben einen Sales Rep, der sich auf eine Branche besonders gut versteht oder in einer Region überdurchschnittlich viele Abschlüsse macht? Der richtige Workflow sorgt dafür, dass Leads mit bestimmten Kriterien von dem entsprechenden Mitarbeiter betreut werden.

Hierzu zwei Beispiele:

Wenn im CRM die Branche eines Leads dem definierten Trigger entspricht (z.B. "Software / IT"), wird durch die folgende Aktion derjenige Mitarbeiter als Contact Owner bestimmt, der sich auf IT festgelegt hat. Dieser Workflow kann auch schon früher einsetzen – wenn der Trigger bereits auf das Branchen-Auswahlfeld in einem Kontaktformular reagiert.

Auch das zweite Beispiel setzt schon bei der ersten Kontaktaufnahme an: Wenn ein Formular inhaltlich eine eindeutige Ausrichtung hat ("Ordern Sie hier Ihre Testversion" oder "Hier erhalten Sie unsere Whitepaper für Personalentscheider"), kann man Leads direkt zum Mitarbeiter mit der passenden Expertise "durchschleusen".

5. HubSpot Lead Scoring

Darf man Kontakte auch bewerten? Das soll man sogar – schließlich ist es sinnvoll, seine Sales-Kräfte auf jene Leads zu konzentrieren, die besonders erfolgversprechend sind. Und wenn Sie das HubSpot Lead Scoring nutzen, sollten Sie es auch für passende Workflows verwenden; z.B.:

Trigger: Lead Score ist größer als ... (Ein sinnvoller Wert für einen guten Score ist Erfahrungssache und sollte von erfahrenen Sals Reps definiert werden)

Aktion: Setze Lifecycle Stage zu “Sales Qualified Lead” und erstelle einen internen Task für den betreuenden Mitarbeiter mit dem Inhalt “Schnellstmöglich in Verbindung setzen”.

6. Sehr aktive Leads ansprechen

Im HubSpot CRM können Sie jene Leads identifizieren, die auf Ihrer Website besonders aktiv sind – sich also momentan für Ihr Unternehmen oder Ihre Produkte in hohem Maß interessieren. Solche Leads können Sie in einer entsprechenden Liste filtern und abarbeiten; Sie können aber auch einen Workflow etablieren, der dafür sorgt, dass Sie sich nicht mehr händisch durch die Liste arbeiten müssen. Ein solcher Workflow kann dergestalt aussehen:

Trigger: Listen-Mitgliedschaft ist "High Recent Engagement"

Aktion: Setze Contact Owner zu Mitarbeiter XY oder erstelle einen internen Tasks “Follow Up mit Lead”

… und so sieht dieser Workflow in HubSpot aus:

Workflow HubSpot aktive Leads

7. Lead zu MQL

Lead, Marketing Qualified Lead, Sales Qualified Lead: Die Lifecycle Stages, die Ihre Kontakte durchlaufen, helfen Ihnen auch, jederzeit die richtige Ansprache oder das passende Lead Nurturing zu finden. Aber wann wird aus einem Lead ein MQL? Auch hierbei kann ein Workflow helfen, der einem Lead automatisch dieses Attribut zuweist und den Sales-Mitarbeiter entsprechend informiert. Hier ein Beispiel:

Trigger: Branche = IT und Software UND Umsatz > XY

Aktion: Setze Lifecycle Stage zu MQL und erstelle einen internen Task für einen Sales Rep.

… und hier das Ganze als visueller Workflow:

Workflow HubSpot Lead zu MQL

Weitere Workflows

Workflows setzen sich aus Triggern und Aktionen zusammen – und Sie können natürlich eigene Workflows durch individuelle Kombinationen aus beidem erstellen.

HubSpot Workflows: Trigger

Die auslösenden Trigger können vielfältig bestimmt werden, sind aber davon abhängig, ob Sie im Marketing Hub, im Sales Hub oder im Service Hub (jeweils Professional oder Enterprise) arbeiten. Hier einige Beispiele:

  • Kontakteigenschaft
  • Aktivität
  • Listenmitgliedschaft
  • Formulareinsendung
  • E-Mail-Abo und -Aktivität
  • Seitenaufruf
  • CTA-Aufruf

Aktionen sind in HubSpot Workflows gewissermaßen Instruktionen: "Wenn jener Trigger erfüllt ist, führe diese Aktion durch." Auch hierzu einige Beispiele: 

  • Zeitliche Verzögerung hinzufügen
  • Wenn/dann-Verzweigungen
  • Wechseln zu anderer Aktion
  • Interne Mail oder SMS senden
  • E-Mail oder Ticketbenachrichtigung an Lead senden
  • Interaktion mit integrierten externen Anwendungen
  • Slack-Benachrichtigung senden
  • Leads Mitarbeitern zuweisen
  • Neuen Deal, neue Aufgabe oder ein Ticket erstellen
  • Kontakt zu einer statischen Liste hinzufügen

Bleiben Sie im Flow

Die HubSpot Workflows erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit in Sales und Marketing und sind beeindruckende Werkzeuge für die Marketing Automation. Doch damit sie sich nahtlos in Ihre Arbeit integrieren und ihre Fähigkeiten voll ausspielen können, müssen Workflows zunächst eingerichtet und getestet werden – am besten von erfahrenen HubSpot-Profis. Nehmen Sie Kontakt auf: Wir entfesseln für Sie die Power von HubSpot Workflows!

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Veröffentlicht am 21.01.2020 und zuletzt aktualisiert am 21.01.2020

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