Mehr Zeit für den Kunden durch konsequentes Selbstmanagement

Selbstmanagement ZeitmanagementVerkäufer haben viel zu wenig Zeit für den Kunden. Durchschnittlich werden 30% der Zeit für Verwaltungsaufgaben, 15% für die Bearbeitung von aktuellen Themen, 20% für Reisetätigkeiten, 10% für die Neukundengewinnung und 15% für Sonstiges ohne erkennbaren Mehrwert verwendet, so die Ergebnisse des aktuellen Human-Resources-Monitors. Es bleiben also nur 10% für den persönlichen Kundenkontakt.
Da ist professionelles Selbstmanagement gefordert.

Konsequentes Selbstmanagement beginnt im Kopf und endet im ganz normalen Alltag. Wenn der Kopf Ordnung denkt, kann Ordnung im Alltag entstehen. Alles in unserem Leben wird zweimal erschaffen, Zunächst in einer ersten mentalen Phase im Kopf, hier entstehen klare Konzepte oder eben mehr oder weniger kreatives Chaos. Dann folgt die zweite, die physische Phase, in der die Gedanken vom Kopf in die Umsetzung gelangen.

Identifizieren Sie unbedingt Ihre Zeitkiller

Das sind Vorgänge, Aufgaben, Institutionen oder auch Menschen, die Einfluss auf Ihre Zeit haben, jedoch weder direkt zum beruflichen Erfolg noch zum sonstigen Wohlbefinden oder zur positiven, persönlichen Entwicklung beitragen.

Wie der eingangs erwähnte Human-Resources-Monitor zeigt, steht den Mitarbeitern im Außendienst oder mit Kundenkontakt viel zu wenig Zeit für aktive Kundengespräche und den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen zur Verfügung.

Typische Zeitkiller sind:

  • Unproduktive Telefonate
  • schlecht vorbereitete und unprofessionell moderierte Meetings
  • mangelhafte Tourenplanung
  • ungünstige Gebietseinteilung
  • Sonderaufträge vom Chef
  • umständlicher, langwieriger Informationsaustausch
  • Besuchsberichte
  • CRM-Pflege
  • untaugliche Tools

Weitere Zeitkiller: häufiges Aufschieben, fehlende Systematik oder mangelhafte Selbstdisziplin.

Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Nachfolgend einige konkrete Schritte, um das Zeitfenster zu Gunsten des Kunden zu verschieben:

1. Ab sofort jeden Tag einen Besuch mehr einplanen.

Dafür eine B-Tätigkeit falls möglich delegieren (z.B. an den Innendienst) und zwei C-Tätigkeiten streichen. Unbedingt die Möglichkeiten der Teamarbeit nutzen.

2. Besuche besser vor- und nachbereiten.

Eine gewissenhafte Vorbereitung steigert vor allem die Erfolgswahrscheinlichkeit der stattfindenden Kundengespräche. Dadurch entfallen oft Nachverhandlungen und weitere Gespräche, die für einen Abschluss, und um diesen geht es in erster Linie, notwendig werden.

3. Konzentration auf Kunden mit hoher Abschlusswahrscheinlichkeit.

In zahlreichen Branchen können Erstkontakte auch aus dem Innendienst heraus deutlich kostengünstiger generiert und gestartet werden.

(Siehe auch: "Kaltakquise – endlich eine Alternative in Sicht")

4. Gebietsstrukturen potenzialorientiert anpassen

Die häufig anzutreffende Einteilung der Gebiete nach Postleitzahlen ist fast immer suboptimal. Auch in der Planung der Fahrstrecken steckt häufig großes Optimierungspotenzial.

5. Klare Regeln für das Home-Office aufstellen

Behandeln Sie das Home-Office wie einen Raum im Unternehmen. Sie arbeiten dort. Dies ist keine Familienbegegnungsstätte. Außerdem sollte dieses Büro den modernen technischen und organisatorischen Anforderungen Ihrer Tätigkeit entsprechen und dafür ausgestattet sein.

6. Visualisieren von Zielen

Fixieren Sie die wichtigsten Wochen- und Monatsziele großflächig und übersichtlich auf einem Flip-Chart. Sie werden so beinahe automatisch auf die einmal gesetzten Prioritäten und Ziele visuell hingewiesen. Der optische Überblick unterstützt Sie dabei, auch in turbulenten Zeiten die Übersicht zu behalten und fördert Disziplin und Durchhaltevermögen bei Belastung.

7. Der Einsatz der richtigen Tools

Wählen Sie die für sich, die individuelle Arbeitsweise und die auf die unternehmensbezogenen Erfordernisse passenden Planungswerkzeuge aus.

Wenn Sie wenige, dafür in der Regel vor- und nachbereitungsintensive Termine haben, genügt ein übersichtlicher Kalender in Outlook. Haben Sie jedoch viele Termine und Projekte zu koordinieren, dann nutzen Sie die heutigen, hervorragenden Möglichkeiten elektronischer Projektplaner.

Informationen verknüpfen

Vor-Ort-Aktivitäten sowie die Planung und Umsetzung von Absatzstrategien benötigen für einen hohen Erfolg eine sehr enge, nahtlose Bindung.

Die heute zur Verfügung stehenden CRM-Tools bieten dafür durchaus gute Informationsplattformen. Hier können Vertriebsleitung, Marketingstrategen und Außendienstmitarbeiter gleichermaßen Informationen ablegen und nutzen. Gleiches gilt für Vertriebsinformationssysteme. Der heute zur Verfügung stehende Standard lässt eine lückenlose Verwendung vom iPad beim Außendienstmitarbeiter, über das Netzwerk zum Innendienst (z.B. für die Terminplanung), verknüpft mit dem CRM-System im Marketing bis hin zur Unternehmenssteuerung (z.B. SAP, Oracle) zu.

Wohl durchdacht eingesetzt steckt hier ein hohes Potenzial an Arbeits- und Zeitstraffung.

Konsequente Abschlussorientierung

Einer der stärksten Hebel zur Optimierung der Verkaufszeit liegt in der Erhöhung der Verkaufskompetenz selbst.

Je professioneller die Vorbereitung, das Verkaufsgespräch selbst und die Nachbereitung, desto höher die Abschlussquote. Abschluss, das bedeutet verbindliche Vereinbarungen mit dem Kunden zu treffen. Jeder weitere, dafür notwendige Zusatztermin kostet Zeit, Aufwand und Geld.

Konsequente Abschlussorientierung schafft direkt Raum und Zeit für neue Kunden und neue Projekte. Abschlusskompetenz ergibt sich nicht nur aus persönlichem Talent oder grundsätzlicher Eignung. Sie kann sehr effektiv durch gezielte Fördermaßnahmen, wie Training und Coaching, erhöht werden. Dabei kommt vor allem der Optimierung der Bedarfsanalyse (Einfühlungsvermögen) und der Verbindlichkeit am Ende eines Gesprächs (Abschlussdominanz) die größte Bedeutung zu.

Zeitmanagement für Mediaberater

Veröffentlicht am 04.06.2014 und zuletzt aktualisiert am 20.02.2017

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