In Etappen zum Erfolg – Phasen und Meilensteine im Projektmanagement

Meilensteine im ProjektmanagementUm ein Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu führen, bedarf es einer Struktur, sorgfältiger Planung und beständiger Kontrolle im Großen wie im Kleinen. Doch gerade der letzte Punkt, die Kontrolle, ist oftmals gar nicht so leicht umzusetzen. Vor allem bei sehr komplexen Projekten stellt sich nämlich die Frage, zu welchem Zeitpunkt und an welcher Stelle es sinnvoll ist, den Projektfortschritt zu messen und zu bewerten. Das Projektmanagement begegnet diesem Problem, indem es Projekte in einzelne Bausteine mit individuellen Zielen gliedert. Diese Bausteine werden Projektphasen genannt. Zwischen den einzelnen Phasen werden die sogenannten Meilensteine gesetzt, die den Abschluss der einen und den Beginn der nächsten Phase markieren – und bestimmen, ob und wann der Schritt zur nächsten Phase gemacht werden kann. In diesem Blogpost werden wir also Ihr Projekt ganz gezielt zerstückeln, damit Sie es dann später wieder zu einem Ganzen zusammenführen können. Sind Sie dazu bereit?

Ihr Projekt, scheibchenweise: Phasen und Meilensteine

Weil Projektmanagement schon eine arg theoretische Angelegenheit sein kann, wollen wir die Phasen und Meilensteine diesmal an einem praktischen Beispiel erläutern: Statt Tortendiagramme zu generieren, wollen wir einen Kuchen backen. Unser Kuchenprojekt umfasst den Einkauf der Zutaten, die Herstellung des Teigs und das eigentliche Backen. Schon im letzten Satz erkennen sie einige der Phasen unseres Kuchenprojekts. Lassen Sie uns also loslegen:

Die erste Phase ist der Einkauf aller Zutaten bzw. das Zurückgreifen auf die Vorräte. Wurde alles beim Lebensmittelhändler bzw. in der Speisekammer und im Kühlschrank besorgt, ist diese Phase abgeschlossen und der erste Meilenstein geschafft: Wir können weitermachen – aber eben erst, wenn alle Zutaten bezüglich Quantität und Qualität geprüft sind. Fehlt das Mehl, können wir genauso wenig weitermachen wie mit faulen Eiern. Erkennen Sie die Parallelen zur Materialbeschaffung aus dem Lager und von Lieferanten, zu Qualitätskontrolle und Abnahme?

Die nächste Phase ist das Rühren des Teigs. Auch hier hat zunächst unser Küchen-Controlling das Sagen: Ist alles sauber und ohne Klümpchen vermengt? Ist die Konsistenz passend? Erst, wenn das „Backen-QM“ diesen Meilenstein als erfüllt abnickt, kann die nächste Phase gezündet werden, und der Ofen wird angeheizt. Auch diese letzte Phase kommt nicht ohne Meilenstein aus: Wenn der Kuchen zu früh aus dem Ofen kommt, wird die Kontrolle des finalen Meilensteins ergeben, dass unser Projektkuchen zur Nachbesserung kommt. Wird er aber für zu lange im Ofen vergessen, muss nicht nur die letzte Phase abgeschrieben werden, sondern das ganze Projekt ist geplatzt. Ein Gutes hat ein solches Ergebnis aber: Immerhin wissen wir, in welcher Phase der Fehler zu finden ist, denn die vorherigen Meilensteine hat das Projekt ja mit Bravour gemeistert.

Die Aufteilung eines Projekts in Phasen und Meilensteine gleicht also einem Staffellauf und hat mehrere Funktionen: Die Meilensteine sind die Kontrollpunkte, an denen Sie als Projektleiter Faktoren wie Fortschritt, Qualität und wirtschaftlichen Erfolg checken können – sowohl der einzelnen Phase als auch des gesamten Projekts. Die Meilensteine sind aber auch Etappenziele, an denen Sie entscheiden können, ob das Projekt mit positivem Schwung weiterläuft, ob eine Phase nachbessern muss oder ob es vielleicht sinnvoll ist, ganz von vorne zu beginnen. Und: Durch die Aufteilung in Phasen, die im zeitlichen Ablauf voneinander abhängig sind, lässt sich bei Problemen sehr genau eingrenzen, wann und wo es zu Fehlern oder Reibungsverlusten gekommen ist.

Der Blick nach vorne: Die Meilensteintrendanalyse

Vorab: Effizienz und klare Sprache sind essentiell im Projektmanagement, darum lassen Sie uns das Wortungetüm der Meilensteintrendanalyse gleich abkürzen zu MTA.

Die MTA zeigt Ihnen, wohin Ihr Projekt gerade steuert, wenn es um die Einhaltung von Zeitplänen und Fristen geht. Konkret funktioniert sie so: Sie prüfen regelmäßig die Phasen eines Projekts, zum Beispiel in Gesprächen mit den Verantwortlichen für einzelne Arbeitspakete oder durch Reports. Dabei fragen sie auch stets, wann die Mitarbeiter davon ausgehen, dass der Meilenstein der Projektphase erreicht sein wird. Diese Angaben werden naturgemäß, vor allem bei großen Projekten, schwanken. Wenn Sie diese Daten in einen Chart übertragen, werden Sie Tendenzen (oder eben Trends) erkennen: Stockt es gerade irgendwo, wird der Trend immer weiter in die Zukunft zeigen, und Sie müssen das Problem isolieren, um die Projektphase wieder „auf Spur“ zu bekommen. Andererseits können aber auch Meilensteine, die mit jeder Kontrolle näher rücken als ursprünglich erwartet, zum Problem werden – nämlich dann, wenn die anschließende Phase noch gar nicht so weit ist, den Staffelstab zu übernehmen.

Grafisch aufbereitet, bildet die MTA ab, ob Termine voraussichtlich gehalten werden und die Anschluss-Zeitpunkte zwischen zwei Phasen weiterhin Gültigkeit besitzen.

Meilensteine im Projektmanagement
© de.wikipedia.org

Auf unser Kuchenprojekt umgesetzt, heißt das: Ist der Ofen zu niedrig eingestellt, verschiebt sich der zu erwartende Zeitpunkt für die Erreichung des Meilensteins immer weiter nach hinten. Aber wenn er zu hoch eingestellt ist, kann wohl auch eine MTA nicht wirklich vor einem verbrannten Kuchen retten …

Genug genascht: Im nächsten Teil unserer Reihe widmen wir uns dem erfolgreichen Zieleinlauf des Projekts. Und zwar mit Magie!

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Veröffentlicht am 01.08.2017 und zuletzt aktualisiert am 01.08.2017

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