Vom Kick-Off bis zum Abschluss – Motivation bringt Ihr Projekt voran

motivation-im-projektmanagement.jpgProjektmanagement ist in zahlreichen Unternehmen ein so wichtiges Thema, dass wir ihm bereits eine ganze Reihe an Blogposts gewidmet haben. Aber trotz aller Software, Vorgehensweisen, Tipps und Management-Tools: Jedes Projekt steht und fällt mit den Mitarbeitern, die daran mitwirken. Klar, eine desaströse Planung oder eine gänzlich falsche Kalkulation können auch die besten Mitarbeiter nicht wieder auffangen. Umgekehrt gilt aber: Auch ein optimales Projektmanagement läuft ins Leere, wenn es den Projektbeteiligten an Engagement fehlt. Und so soll es diesmal um die beiden „M“ des Projektmanagements gehen: Menschlichkeit und Motivation.

Zoom in, Zoom Out, Meilensteintrendanalyse oder Projektstrukturplan – die zahlreichen Tools und Fachbegriffe im Projektmanagement können durchaus dazu führen, dass man als Verantwortlicher auf zu große Distanz zur menschlichen Komponente eines Projekts gerät.

Wenn Know-how nur noch als Prozessbestandteil gesehen wird und Persönlichkeit zur Ressource verkommt, dann wird es höchste Zeit, mit Wertschätzung, Empathie und Motivation gegenzusteuern. Dazu werden Ihnen sicher als erstes die üblichen Instrumente, wie Incentives oder Boni, einfallen.

Doch den Mitarbeitern die sprichwörtliche Möhre in Form von Zahlungen und geldwerten Vorteilen vor die Nase zu hängen, greift zu kurz. Wir zeigen Ihnen, wie zielführende Motivation im Projektmanagement aussehen kann:

Die Wahl des Projektleiters

Gleich zu Beginn eines Projekts muss man sich als Verantwortlicher fragen: Welcher meiner Projektleiter-Kandidaten ist wirklich geeignet, das Projekt UND alle Beteiligten zu führen – und zwar über das technische Know-how oder betriebswirtschaftliche Überlegungen hinaus?

Gerade das, was man als soziale Kompetenz oder Soft Skills bezeichnet, ist eine Management-Fähigkeit, die nicht jeder mitbringt. Sie ist aber unerlässlich, wenn es darum geht, die Mitarbeiter „abzuholen“, sie für das Projekt zu begeistern und sie zu motivieren, wenn mal etwas nicht rund läuft. Suchen Sie sich also einen Projektleiter, der die Abläufe UND die Menschen versteht.

Aus einem Projekt ein gemeinsames Ziel machen

Das Schöne an Projekten ist: Sie bringen von sich aus bereits einige Aspekte mit, die zur Motivation der Beteiligten beitragen. Dazu gehört, dass man miteinander etwas gänzlich Neues aus der Taufe hebt, dass man in einem Team ein gemeinschaftliches Ziel vor Augen hat und dass eine neue, inspirierende, herausfordernde (und lösbare) Aufgabe lockt.

Diese Motivationsquellen können aber allzu schnell versiegen, wenn die Mitarbeiter die Sinnhaftigkeit eines Projekts infrage stellen. Wenn etwa ein Ingenieurteam den Aufbau eines Produkts ändern soll, um die Produktionskosten zu senken, aber genau weiß, dass darunter die Anwenderfreundlichkeit leidet. Oder wenn ein Qualitätszirkel im Vertrieb die Beratungsqualität steigern soll, aber Konkurrenzdenken das Handeln lähmt.

Deshalb gilt: Binden Sie Ihre Mitarbeiter früh in ein Projekt ein. Lassen Sie sie mitbestimmen, um einen möglichst idealen Projektlauf gewährleisten. Heben Sie den Nutzen für den Einzelnen hervor. Und kommunizieren Sie die dahinter stehenden Unternehmensziele klar und deutlich. So haben die am Projekt Mitwirkenden das Gefühl, dass es sich bei dem gemeinsamen Projekt um „ihr Baby“ handelt, und sie werden es entsprechend voranbringen und zum Erfolg führen.

Schaffen Sie Gemeinschaftserlebnisse

John Barbuto und Richard Scholl unterscheiden Motivationsquellen, die von außen auf den Mitarbeiter einwirken (extrinsische Quellen), von jenen, die aus ihm selbst heraus wirken (intrinsische Quellen).

Zu Ersteren gehören unter anderem Boni und Incentives – und dank Kick-Off, Meilensteinen und Projektabschluss gibt es wichtige Eckpunkte in einem Projekt, bei denen man mit solchen Motivationsquellen „Belohnungspunkte“ setzen kann.

Wichtiger für einen langfristigen Projekterfolg sind aber intrinsische Motivationsquellen – wie die Aussicht, etwas bewirken zu können oder auch nur der Spaß an einer kniffligen Aufgabe.

Achten Sie also darauf, dass ein Projekt nicht zur reinen Bonusjagd wird: Setzen Sie Incentives sparsam und gezielt ein. Gegen eine motivierende Veranstaltung zum Kick-off ist nichts zu sagen und auch eine Belohnung in Form von Geld oder Freizeit zum Projektabschluss kann hilfreich sein. Nutzen Sie aber nicht jeden Meilenstein für ein aufwendiges Incentive.

Schaffen Sie lieber Gemeinschaftserlebnisse für gegenseitige Inspiration und Erfahrungsaustausch der Projekt-Mitglieder: Laden Sie am Freitagmittag zu einem leckeren Essen ein und verlegen Sie die anschließende Wochenbesprechung in einen Biergarten oder auf ein Ausflugschiff. Verschenken Sie einmal ein paar Kinokarten oder unternehmen Sie gemeinsam eine Team-Wanderung, damit die kreativen Köpfe die selbigen auch mal freibekommen. Durch solche wiederkehrenden „Mini-Incentives“ belohnen Sie nicht nur punktuell, sondern schaffen ein durchgängiges positives, kreatives und fruchtbares Arbeitsklima.

Nehmen Sie nichts als selbstverständlich

Für Projektleiter – und alle Mitarbeiter mit Personalverantwortung – gehört es zu den goldenen Regeln der Mitarbeitermotivation: Arbeiten Sie immer und jederzeit gegen die Gefahr der Demotivation an. Spornen Sie nicht nur an, sondern zeigen sie Ihren Mitarbeitern, wie sehr Sie deren Arbeit wertschätzen. Sie müssen natürlich nicht jemand ohne Grund loben, aber honorieren Sie gute Arbeit stets, statt sie als selbstverständlich zu sehen.

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Es gibt so manche Projekte, die sich ganz schön in die Länge ziehen können. Darum brauchen alle Beteiligten einen langen Atem und die Fähigkeit, sich auf ein Ziel zu fokussieren, auch wenn es in einiger Ferne liegt.

Diese Stringenz und Konsequenz müssen Sie als Projektinitiator, interner Projektkunde oder Projektleiter auch vorleben! Wenn Sie auf jede Abweichung des Projektplans mit hastiger Neuorientierung reagieren, werden auch Ihre Mitarbeiter keinen Sinn mehr darin sehen, einem roten Faden zu folgen. Und wenn aufgrund ständiger Um- oder Neuentscheidungen eine Menge Arbeit umsonst gemacht wurde, ist das einer der zuverlässigsten Wege zur Demotivation.

Achten sie also darauf, dass Sie dem Projektweg folgen und Ihre Entscheidungen ebenso nachvollziehbar wie logisch sind. Dann folgen Ihnen Ihre Mitarbeiter auch. Und zwar gerne.

… und wer motiviert Sie?

Zum Schluss wollen wir Ihr Augenmerk noch auf den Spiegel lenken! Achten Sie auf eine funktionierende Selbstmotivation, wenn Sie federführend bei einem Projekt sind. Denn erst dann können Sie für eine Aufgabe so brennen, dass der Funke auf alle Projektbeteiligten überspringen kann.

In Konsequenz heißt das: Nehmen Sie nur Projekte an, hinter denen Sie auch selbst stehen und die Sie zu 100% unterstützen. Und wenn ein Projekt einmal eine Richtung einschlägt, die nicht mehr die Ihre ist, sollten Sie entweder Ihre Einstellung dazu analysieren und nachjustieren. Oder im Bedarfsfall – und wenn es dem Projekt dient – die Reißleine ziehen und sich austauschen lassen. Für Ihre Kompetenzen und Ihr Engagement ein neues Aufgabenfeld zu finden ist deutlich sinnvoller, als ein Projekt motivationslos treiben zu lassen. Aber soweit sollte es nicht kommen, wenn Sie stets daran denken:

Neben all den Werkzeugen und Plänen, die es für ein Projekt braucht, ist der Mensch die wichtigste Komponente im Projektmanagement. Und so sollte er (inklusive Ihnen selbst) auch behandelt werden.

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Veröffentlicht am 12.10.2017 und zuletzt aktualisiert am 15.10.2017

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