Ressourcenplanung – Behalten Sie beim Projektmanagement den Überblick

Ressourcenplanung – Behalten Sie beim Projektmanagement den ÜberblickProjektmanagement ist entscheidend für den Erfolg oder das Scheitern eines jeden Projekts – das dürfte nicht erst das Desaster um den Flughafen Berlin Brandenburg oder die kürzlich endlich eröffnete Elbphilharmonie in Hamburg aufzeigen. Einer der kritischen Erfolgsfaktoren beim Projektmanagement ist wohl die Ressourcenplanung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Risiken minimal halten und was es zu beachten gilt.

Projektmanagement gehört sicher zu den spannendsten – und aufwändigsten – Tätigkeitsfeldern.

Das liegt zum einen daran, dass Projekte (im Gegensatz zur Linienarbeit) sehr dynamische Prozesse sind, bei denen man beständig auf Veränderungen reagieren muss. Zum anderen erfordert die Begleitung und Koordination von Projekten die Fähigkeit, über Abteilungs- und Fachgrenzen hinaus zu denken, unmittelbar Problemlösungen zu finden und ganz unterschiedliche Mitarbeiter in einen aktiven Lernprozess einzubinden.

Das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement ist dabei auch für routinierte Projektmanager eine große Herausforderung: Die Projekte fordern ausreichend Mitarbeiter, auch wenn nicht alles planmäßig läuft. Die Teamleiter bzw. Chefs dieser Mitarbeiter beschweren sich über ständig neue Anforderungen.

Und der Projektmanager steht zwischen den Stühlen. Einfach wegzaubern kann er den Ressourcenkonflikt nicht, doch er hat tatsächlich Möglichkeiten, ihn durch ein strategie- und zielorientiertes Vorgehen weitgehend zu entschärfen.

Alles auf Anfang

Die Entscheidung ist gefallen: Ein neues Projekt steht an – sei es die Herstellung eines weiteren Produkts, die Planung einer modernen IT-Infrastruktur oder die Neuausrichtung eines Unternehmensteils.

Alle Beteiligten sind bestenfalls bereits so motiviert, dass sie den Kick-Off kaum erwarten können. Aber jetzt heißt es erst einmal zu organisieren und zu planen, und zwar zuallererst den Einsatz der verfügbaren Ressourcen.

Hier lassen sich die Aufgaben auf zwei Fragen reduzieren, die für die Projektplanung eigentlich selbstverständlich sind und zunächst banal klingen können, nämlich: Welche Ressourcen sind vorhanden? Und: Wie setzt man die Ressourcen ein?

Welche Ressourcen sind vorhanden?

Ressourcen, das sind zunächst einmal die Mitarbeiter, die Ihnen für ein Projekt zur Verfügung stehen. Diese können aus der eigenen Abteilung stammen, aber auch aufgabenbedingt von anderen Unternehmensbereichen „entliehen“ sein (Sie haben es bemerkt: Hier bahnt sich Konfliktpotential an).

Darüber hinaus gehören zu den verteilbaren Ressourcen je nach Projektart unter anderem das Budget, Infrastruktur, Informationen, Material, Räumlichkeiten und, nicht zuletzt, die wichtige Ressource Zeit.

Wie setzt man die Ressourcen ideal ein?

Wieviel Zeit, Personal und Material ein Projekt im Gesamten benötigt, lässt sich nur sehr schwer planen und beziffern.

Teilen Sie Ihr Projekt darum zunächst in kleine Schritte, die so genannten Arbeitspakete, ein. So lässt sich der Bedarf gleich viel besser abschätzen.

Nehmen wir als Beispiel-Projekt ein Event zum 25. Jubiläum eines Produktionsstandorts: Eines der Arbeitspakete wäre die Beschaffung des Caterings, ein anderes die internen Kommunikationsaufgaben. Definieren Sie, wie viele Arbeitsstunden für ein Paket nötig sind, welches Material gebraucht wird, ob zusätzliche Räumlichkeiten nötig sind und wie hoch die Aufwendungen sein dürfen. So erhalten Sie eine praktische Matrix, mit der die benötigten Ressourcen pro Arbeitspaket übersichtlich dargestellt sind.

Ein Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Ressource Personal immer auch Urlaube und eventuelle Fehltage.

Hilfe annehmen

Eine solche Bedarfsmatrix bezüglich der zur Verfügung stehenden Ressourcen lässt sich, je nach Projektgröße, mehr (auf Papier) oder weniger (in Excel) hemdsärmelig darstellen.

Je größer die Projekte werden und je professioneller Sie diese angehen möchten, umsowichtiger wird die Unterstützung durch eine Software zum Projektmanagement.

Bei zahlreichen Unternehmen kommt dabei Microsoft Projekt zum Einsatz; wir selbst verwenden Asana und die Möglichkeiten von Google Drive zur Projektorganisation. Nutzen auch Sie ein solches Tool, das Ihnen deutlich mehr Flexibilität und Analysemöglichkeiten gibt als die Projektierung auf Papier!

Schaffen Sie Prioritäten

Wie bereits eingangs erläutert: Projekte sind höchst dynamische Prozesse. Weil sie sich auf wechselnde Bedingungen einstellen müssen, weil sich Ziele auch einmal ändern können – und weil sie eben von Menschen getragen werden.

Umso wichtiger ist, dass Sie Prioritäten schaffen: Unterscheiden Sie zwischen Projekten, deren termingerechter Abschluss absolut unabdingbar ist (wie etwa Kundenaufträge) und solchen, aus denen auch einmal Ressourcen abgezogen werden können.

Dabei gilt: Schaffen Sie Prioritäten, keine Tatsachen. Binden Sie vielmehr die Projekt-Mitarbeiter in Ihre Entscheidung ein und finden Sie einen gemeinsamen Konsens. So vermeiden Sie Frust und Demotivation, die zwangsläufig entstehen, wenn ein Mitarbeiter erfährt, dass „sein“ Projekt in der Prioritätenliste nach hinten gerutscht ist oder plötzlich in der halben Zeit fertig werden muss.

Holen Sie sich Feedback

Die Ressourcenplanung bei Projekten muss ständig kontrolliert und neu bewertet werden. Reports und Meetings sind wichtige Werkzeuge, um den aktuellen Stand zu hinterfragen und eventuell nötige Korrekturen vornehmen zu können.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter also, wie sie vorankommen, wo sie weitere Ressourcen benötigen und wo sie Handlungsbedarf für Planungsänderungen sehen. Solches Feedback gibt Ihnen auch eine sehr gute Gelegenheit, um Ihr Interesse am Fortgang des Projekts zu zeigen und angebrachtes Lob zu verteilen.

Gehen Sie Konflikten nicht aus dem Weg

Wir haben es bereits angesprochen: Ressourcenplanung kann zur Konfliktbewältigung werden. Nämlich dann, wenn zu den benötigten Projekt-Ressourcen Mitarbeiter aus anderen Abteilungen oder von anderen Projekten gehören.

Es droht früher oder später ein Konflikt – entweder für Sie, wenn ein Kollege seine Mitarbeiter für andere Tätigkeiten benötigt, oder auch für den betroffenen Mitarbeiter selbst, der nicht weiß, wo seine Arbeit dringender gebraucht wird.

Hier hilft nur und ausschließlich ein klärendes Gespräch mit allen Beteiligten. Damit der Mitarbeiter seine Fähigkeiten nicht nur für die einzelnen Projekte, sondern für den gesamten Unternehmenserfolg einsetzt – und sein Talent nicht zwischen den Interessenssphären zerrieben wird.

Vermeidung von Ressourcenkonkurrenz ist eine der wichtigsten Disziplinen im Projektmanagement!

Seien Sie menschlich zu Ihren Ressourcen

Auch, wenn Projektressourcen ganz unterschiedlich sein können – die wichtigste unter ihnen ist der einzelne Mitarbeiter. Und der ist eben nicht nur Projekt-Element, Ressource oder Planungsinhalt, sondern vor allem Mensch.

Achten Sie also darauf, dass Ihre Ressourcenplanung nicht zu unpersönlich wird und unterschätzen Sie nie die menschliche Komponente als Beitrag zum pünktlichen Erfolg eines Projekts.

Fordern Sie nicht nur Berichte an, sondern geben auch Sie Feedback über den Projektfortschritt. Feiern Sie Meilensteine gemeinsam. Bleiben Sie bei Kritik sachbezogen und räumen Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit ein, das Projekt voranzubringen UND sich persönlich weiterzuentwickeln.

Ressourcen lassen sich planen, Projekte lassen sich managen – aber Mitarbeiter lassen sich nicht in ein Erwartungsraster pressen. Sie müssen geführt, gefordert und gefördert werden. Davon profitieren das einzelne Projekt, das Unternehmensklima und der gemeinsame Erfolg!

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Veröffentlicht am 09.03.2017 und zuletzt aktualisiert am 09.03.2017

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