Zoom in, zoom out – Beim Projektmanagement den Überblick behalten

Zoom in, zoom out – beim Projektmanagement den Überblick behaltenNie das große Ziel aus den Augen verlieren, gleichzeitig aber auch jede einzelne Aufgabe und jeden kleinen Pojektfortschritt genau im Blick haben – als verantwortlicher Projektmanager hat man es wirklich nicht leicht! Wie man es trotzdem schafft, über alle Ebenen und Dimensionen eines Projektes stets die Kontrolle zu bewahren? Dafür drehen Sie am besten am Zoom Ihres Projekt-Objektivs!

Stellen Sie sich vor: Es ist soweit. Ihr Projekt läuft, der Kick-Off war ein Erfolg, und weil sowohl der Projektstrukturplan als auch die Kostenplanung und der Ressourcenplan sorgfältig erstellt wurden, läuft alles wie gewünscht.

Obwohl… wirklich alles? Als Projektmanager müssen – und wollen – Sie natürlich stets wissen, wie Ihr Projekt gerade aufgestellt ist. Sie möchten den Überblick behalten, und zwar im Großen wie auch im Kleinen. Das ist nicht nur wichtig, um über den Projektfortschritt und die Kostenentwicklung informiert zu bleiben: Den Überblick zu haben, hilft Ihnen auch beim Feedback von Projektbeteiligten, ein kompetenter Ansprechpartner zu sein.

Ob das Projektmanagementbüro eine Frage zum Gesamtbudget hat oder ein Mitarbeiter einen Vorschlag unterbreitet, sein individuelles Arbeitspaket zu optimieren: Wenn Sie Ihr Projekt in Tiefe und Breite im Griff haben, ist stets eine Antwort parat. Aber wie behalten sie den Überblick? 

Helga Meyer und Heinz-Josef Reher empfehlen in Ihrem Buch „Projektmanagement – Von der Definition über die Projektplanung zum erfolgreichen Abschluss“ eine bestimmte Technik, um die Details genauso gut zu kennenzulernen wie das große Ziel: „Zoom-in und Zoom-out“ nennen sie den Weg, um stets sowohl den aktuellen Projektfortschritt als auch die -ziele im Blick zu behalten.

Kommen Sie doch näher! Zoom-in

Was für eine willkommene Abwechslung: Wenn Sie in Ihr Projekt „hineinzoomen“ möchten, können Sie das ganz altmodisch zu Fuß tun. Denn natürlich hat moderne Software für das Projektmanagement genau dieses „Zoom-In“ als Funktion, um ein Projekt bis in seine kleinsten Bestandteile darzustellen. Aber für ein umfängliches Projektverständnis, auch auf der menschlichen Ebene, ist der direkte Kontakt eben doch am besten.

Besuchen Sie also die Abteilungen, die mit den Arbeitspaketen beschäftigt sind. Sprechen Sie mit einzelnen Mitarbeitern über deren Anteil am Projekt und wie der aktuelle Fortschritt ist. Halten Sie regelmäßige Meetings, nicht nur auf Management-Ebene, ab. So gewinnen Sie viel eher informative Einblicke in die Details Ihres Projekts, als wenn Sie sich auf Tabellen und Folien beschränken. Sie erleben direkt die organischen Funktionsweisen eines Projekts und die dynamischen Wechselbeziehungen aller Beteiligten und Projektorientierten.

Treten Sie einen Schritt zurück! Zoom-out

Ganz klar: Von Ihrem tiefgreifenden Wissen über ein Projekt profitieren Sie als Projektmanager – und Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen. Aber über all diesen Details dürfen Sie das Wissen in der Breite bezüglich der „großen Zusammenhänge“ nicht vergessen. Was wurde schon erreicht? Sind wir im Zeit- und Kostenplan? Ist der Kunde zufrieden? Vor allem: Verlieren Sie nie jenes eine, über allem stehende Projektziel aus den Augen!

Beim Zoom-out betrachten wir unser Projekt also mit dem gebotenen Abstand und konzentrieren uns auf die bisherige Gesamtleistung. In gewisser Weise schlüpft der Projektleiter damit in die Rolle eines außenstehenden Betrachters (oder externen Kunden), der von dem Projekt weiß und sich fragt, wie weit es wohl gediehen ist.

Um sich einen solchen Überblick zu verschaffen, ist der Austausch mit dem federführenden Projektmanagement-Büro genau die richtige Idee. Denken Sie daran: Auch auf dieser Ebene ist der beständige Austausch mit den Projekt-Verantwortlichen der Schmierstoff, der Ihr Projekt rund laufen lässt.

Genug gezoomt: das Gantt-Diagramm

Zoom-in, Zomm-out, vom Kleinen zum Großen: Nach all diesem Hin und Her tut es vielleicht ganz gut, sich wieder einen Überblick auf Papier bzw. auf dem Monitor zu verschaffen. Hierbei hilft Ihnen ein Gantt-Diagramm, das alle Phasen, Aktivitäten und Arbeitspakete eines Projekts in einen chronologischen Zusammenhang darstellt und damit abbildet, welcher Projektteil zu welchem Zeitpunkt erfolgen muss und abzuschließen ist. Hier finden Sie also das Ergebnis von Zoom-in und Zoom-out in einer grafisch aufbereiteten Übersicht.

Gantt-Diagramm: Projektmanagement

Und die Auswertung?

Den Überblick sowie das nötige Detailwissen bei einem Projekt zu bekommen, ist eine Sache – die dabei gewonnenen Erkenntnisse auszuwerten, eine andere. Damit Ihnen das gelingt empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld Kriterien für den Erfolg Ihres Projektes zu definieren und die  festzulegen.

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Veröffentlicht am 17.08.2017 und zuletzt aktualisiert am 21.08.2017

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