Zeitmanagement: auch die Ablage gehört dazu!

Zeitmanagement

Als vor ein einigen Jahren das papierlose Büro angekündigt wurde, konnte ich Hoffnung schöpfen: Endlich keine losen Blätter mehr, die im Raum verteilt umher fliegen! Endlich keine Papierstapel auf dem Schreibtisch und keine Order, die sich bis an die Decke türmen. Ich träumte von kurzen Suchzeiten und übersichtlichen Dateien auf dem Computer.

Davon ist leider nicht viel übrig geblieben: Auch heute noch kämpfe ich mit meterweise Papier. Höchste Zeit also (wieder mal...) das Chaos anzupacken. Sind Sie dabei?

Alphabetische Ordnung

Haben Sie in Ihrem Freundeskreis auch so jemanden, der seine CDs oder Schallplatten nach dem Alphabet sortiert? Ein guter Freund von mir schafft das. ABBA kommt vor den Bee Gees, wobei The Beatles bei T einsortiert wird und somit vor U2 zu finden ist. Früher nervte mich dieser Ordnungszwang, doch letztendlich gab mir das dann doch einen wichtigen Anstoß. Ich begann meine Ablage alphabetisch zu ordnen. Für jeden Kunden habe ich einen eigenen Ordner, nur die „Eintagsfliegen“, also die kleinen Kunden, die nur einmal kommen, fasse ich manchmal etwas zusammen. Meine Rechnungen bewahre ich bei R auf; einzelne Projekte sind ebenfalls separat in unterschiedlichen Ordnern von A-Z zu finden.

Statt der traditionell thematischen Ordnung könnten Sie vielleicht auch mal ausprobieren, ob Ihnen die alphabetische Aufbewahrung dabei hilft, Ihr Chaos besser zu strukturieren. Sicher denken Sie jetzt, ich sei kleinkariert, doch mit dieser Methode spare ich mir die lange Sucherei. Ich habe meine Unterlagen stets im Blick und brauche nur einen Handgriff, um das richtige Stück Papier zu finden.

Schneller Zugriff

Die perfekte Ablage ist für mich so konstruiert, dass in kurzer Zeit alle gesuchten Dokumente vor mir liegen. Vor ein paar Monaten noch stand meine Ablage in einem Schrank relativ weit weg von meinem Schreibtisch. Ich musste also aufstehen, um die Dokumente ordentlich abzulegen. Wie Sie sich vorstellen können, hab ich das dann selten getan. Ich habe wichtige Unterlagen einfach auf einen Stapel Papier geschmissen und, wenn ich diese wieder benötigt habe, dann hab ich erst alle Blätter wieder durchsehen müssen. Ganz schon umständlich!

Jetzt befindet sich die Ablage nur eine Armlänge von mir entfernt in einem kleinen Regal direkt neben dem Schreibtisch und ich habe schnell Zugriff darauf. Wenn Sie ebenfalls ab und zu mit dem inneren Schweinehund hadern, wäre das vielleicht für Sie auch schon mal ein passender Trick. Für mich ist außerdem wichtig, dass ich das Ablagesystem sofort erfasse. Ich orientiere mich persönlich besser, wenn ich die Beschriftung sofort sehe. Vielleicht fällt es Ihnen auch leichter, wenn Sie Reiter, Tabs und Register auf einen Blick erkennen können.

Dokumente gleich sortieren

Als ich noch zur Schule ging, hatte ich wie so viele nur einen Collegeblock. Statt verschiedener Hefte schrieb ich alles in diesen einen Block. Ich sortierte die Blätter selten aus und am Ende des Schuljahrs konnte ich eine wilde Ansammlung von Deutsch-, Mathe-, und Biologieaufzeichnugen vorweisen. Was zu was gehörte, wusste ich schließlich nicht mehr. Ähnlich verhielt ich mich auch in den ersten Jahren meines Berufslebens. Heutzutage mache ich es anders. Bei jedem Dokument frage ich mich zuerst, brauche ich das wirklich noch? Alles was ich nicht mehr benötige, landet im Papierkorb.

Das ist eigentlich selbstverständlich, doch ganz ehrlich, wie ist es eigentlich bei Ihnen? Behalten Sie alle Blätter bei sich? Befinden sich im Papiermüll lediglich die Bäckertüten vom Frühstück? Beobachten Sie sich doch selbst einmal: Sind Sie ein Papierhorter?
Möglicherweise könnten Sie so schon Ihre Unterlagen ohne großen Aufwand besser strukturieren. Ein gutes Zeitmanagement ist auch für die Ablagebearbeitung wichtig. Während ich früher immer alles gesammelt und die Unterlagen manchmal erst nach Tagen gesichtet habe, versuche ich jetzt alles, was nicht länger als zwei Minuten dauert, sofort zu erledigen. Dokumente, deren Bearbeitung länger dauert, lege ich in das oberste Fach meiner Ablage. Jeden Abend, bevor ich das Büro verlasse, ist die Ablage leer und die Dokumente bearbeitet und sortiert.

Natürlich hat das nicht sofort geklappt: Wochenlang musste ich mich zur Ordnung ermahnen, doch inzwischen klappt das eigentlich ganz gut. Sie glauben mir nicht? Das dürfen Sie ruhig, und ich bin wirklich kein sehr systematischer Mensch. Also – die Hoffnung stirbt zuletzt, und vielleicht wollen Sie auch mal wieder einen Anlauf wagen? Es gibt natürlich unzählige Ablagesysteme, die Ihnen helfen könnten, Ihre Bürounterlagen besser zu ordnen. Ein Beispiel ist das Classei-System, mit dem ich persönlich am besten zurechtkomme. Es ist platzsparend und ein Blick genügt, damit ich den Überblick über meine Unterlagen habe.

Dass dieses System für mich funktioniert, bestätigte sich erst letzte Woche wieder: Ich telefonierte mit einer Kundin und überraschte sie, indem ich die passenden Unterlagen sofort mit einem Handgriff bereit hatte. Für mich hat sich Neuordnung meiner Ablage also wirklich gelohnt. Natürlich müssen Sie sich auch an das System halten, das in Ihrer Firma üblich und womöglich vorgeschrieben ist. Davon abgesehen hat wohl jeder noch seine „persönlich“ Ablage und jeder braucht dabei das genau für ihn passende System. Und was hier für die Ablage „per Papier“ gilt, ist auch auf dem Rechner extrem wichtig, dort vielleicht sogar noch mehr. Denn irgendwann kommt es dann womöglich doch – das papierlose Büro. Oder?

Mit welchem Ablagesystem arbeiten Sie? Welche Vor- und Nachteile erkennen Sie dabei? Ich freue mich auf Ihre zahlreichen Anregungen.

Inbound Marketing Whitepaper - Der Turbo für den Verkauf

Veröffentlicht am 06.02.2014 und zuletzt aktualisiert am 18.09.2017

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