Eine kleine Dosis Zeitmanagement – Teil 3: Organisieren

Dieser Blogpost ist Teil 3 unsererer Serie Eine kleine Dosis Zeitmanagement

Zeitmanagement organisierenGehen Sie abends oft aus dem Büro und ärgern sich, dass Sie Ihre heutige To-Do-Liste nicht fertigstellen konnten?
Mit Getting Things Done – basierend auf Listen, einem Kalender und einer Wiedervorlage – lassen sich alle Aufgaben an definierten Orten ablegen, wiederfinden undsystematisch abarbeiten. Und das Beste: Sie sparen sich Ihre tägliche Aufgabenliste.

Frustabbau garantiert!

Im letzten Artikel zu Getting Things Done haben wir uns den Prozess angesehen, mit dem wir unsere Eingangskörbe durcharbeiten können. Damit nichts wieder im Eingangskorb landet, brauchen wir ein Organisationssystem, in dem wir unsere offenen Enden ablegen können.

Wir unterscheiden zunächst:

Zeitabhängige Aufgaben

  • Termine zu bestimmter Uhrzeit (Meeting mit dem Verkaufsleiter, Donnerstag 14 Uhr)
  • Aufgaben mit bestimmtem Fälligkeitsdatum

Zeitunabhängige Aufgaben

  • „Irgendwann“-Aufgaben (Layout der Kundenpräsentation)
  • „Warten auf“- Aufgaben (Der Praktikant muss erst Hotelangebote einholen, dann kann ich einen Seminarraum für den nächsten Workshop buchen)

Die zeitabhängigen nächsten Schritte

Kalender

In Ihren Kalender tragen Sie alles ein, was ein Datum oder eine Uhrzeit hat. Dort wird ebenfalls eingetragen, was nicht unbedingt zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt werden muss, aber an einem bestimmten Tag fertiggestellt werden sollte.

Ich habe zusätzliche Informationen wie den Urlaub der Kollegen, Geburtstage und Firmenfeiern in meinen Organizer vermerkt. Haben Sie einen klassischen Kalender in Papierform, oder nutzen Sie Ihr Tablet oder Ihr Smartphone als Kalender? Wie speichern Sie sich Ihre Termine? Letztendlich ist das eigentlich egal. Wichtig ist nur, dass Sie alle Ihre Listen an einem Ort aufbewahren, auf den Sie immer schnell zugreifen und sich fix eine Übersicht verschaffen können.

Wiedervorlage

David Allen empfiehlt außerdem eine Wiedervorlage. Das ist ein System aus 43 Ordnern.

  • 31 Ordner sind für die Tage
  • 12 Ordner für die Monate

Die Ordner dienen dazu, Unterlagen immer termingerecht zur Hand zur haben. Jeden Morgen entleert man den Ordner mit dem aktuellen Tagesdatum (am 21. Juli zum Beispiel den Ordner mit der Nummer 21). Den leeren Ordner stellt man dann zu den vorangegangenen leeren Tagesordnern, die man dann für August neu befüllen kann.

Angenommen, Sie vereinbaren mit den Kollegen für den 21. Juli einen Termin. Die dafür benötigten Unterlagen sortieren Sie also in den Ordner 21. Wenn der gerade aber noch für den Vormonat in Benutzung ist – also noch die Unterlagen für den 21. Juni enthält – dann wandert das Material so lange in den Monatsordner Juli. Am 1. Juli wird dieser dann geleert und das Material für Juli auf die entsprechenden Tagesordner verteilt.

Zeitunabhängige Aufgaben

Für alle Aufgaben, die als zeitunabhängig eingestuft werden, gibt es eine oder sogar mehrere Listen, auf denen Sie Ihre nächsten Schritte eintragen.

Wenn der Umfang einer Liste 20 oder maximal 30 nächste Schritte überschreitet, sollten Sie eine zweite Liste anlegen.

Die meisten von uns werden sicherlich sogar noch deutlich mehr Punkte auf der Liste haben. Mir hilft es in diesen Fällen, die Liste nach Kategorien einzuteilen.

Ganz ehrlich: Wenn etwas nicht sofort erledigt werden muss, neigen wir dazu, Dinge von Tag zu Tag zu schieben, weil eben doch immer was dazwischen kommt.

Ich gebe es ganz ehrlich zu: „Irgendwann“-Aufgaben habe ich früher zwar brav jeden Tag auf meine To-Do-Liste geschrieben, abgearbeitet habe ich sie aber oft erst Wochen oder gar Monate später.

David Allen ist genau aus diesem Grund kein Freund von täglichen To-Do-Listen. Er ist der Meinung, dass täglich neu geschriebene Listen im Alltag einfach nicht funktionieren. Es kommt immer wieder etwas dazwischen, man muss umdisponieren und neu planen. Am Ende des Tages fühlt man sich schuldig, weil man das „Soll wieder nicht erfüllt hat“.

Allen empfiehlt daher, nur die Dinge in den Kalender einzutragen, die auch wirklich zu einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Alles andere wird statt in einer täglichen To-Do-Liste in einer Liste mit den nächsten Schritten festgehalten. Jedes Mal wenn Sie im Büro etwas Zeit haben, können Sie zu Ihrer Liste greifen und nachschauen, welche dieser Aufgaben jetzt passen würde.

Wöchentliche Aktualisierung

Das klingt natürlich alles super – aber ich habe mich die ersten Wochen immer wieder dabei erwischt, dass ich das GTD-System schleifen ließ.

Ich würde Ihnen daher folgendes raten:

Legen Sie sich einen festen Termin in der Woche, an dem sie Ihre Liste durchsehen und aktualisieren. Ich persönlich habe mich für Freitag, 17:00 Uhr entschieden. Diese Termin halte ich ein, komme was wolle. Welchen Zeitpunkt Sie für die wöchentliche Durchsicht wählen, ist Ihnen überlassen. Ich persönliche mache lieber kurz vor dem Wochenende den Laden sauber als zu Beginn.

Vielleicht macht es für Sie jedoch mehr Sinn Ihre losen Enden am Anfang der Woche zu ordnen und so die kommende Woche zu organisieren. Finden Sie einfach einen passenden Termin für sich, an dem Sie sich vollkommen auf Ihre wöchentliche Aktualisierung konzentrieren können.Wichtig ist nur die Konstanz!

Ab in den Urlaub!

Haben Sie über ein Pfingsten ein paar Tage Urlaub genommen? Wie haben Sie Ihren letzten Tag vor dem Urlaub empfunden?

Mir passiert es immer wieder, dass ich die letzten Tage vor den verdienten freien Tagen noch einmal unglaublich produktiv werde. Alle zu erledigenden Dinge sind abgeschlossen, alles was während meiner Abwesenheit zu tun ist, ist delegiert und ich gehe erst, wenn ich mir sicher sein kann, dass ich nichts vergessen habe. Sogar meinen Schreibtisch räume ich dann auf! Geht es Ihnen genauso?

Wie wäre es, dieses Gefühl jede Woche zu haben? Bei Getting Things Done geht es letztendlich um nichts anderes, als das Verhalten aus der Woche vor dem Urlaub auf jede Woche im Jahr auszuweiten. 

Im nächsten Artikel der Serie befassen wir uns mit dem eigentlichen GTD-Prozess: Wie Sie lernen können, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und welcher nächste Schritt Ihr erster ist.

Zeitmanagement für Mediaberater

Veröffentlicht am 24.06.2014 und zuletzt aktualisiert am 07.02.2017

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