It’s Magic – Mit dem magischen Zieldreieck zum Projekterfolg

magisches-zieldreieck.jpgPlanung, Kontrolle, Ziele, Optimierungen: Ein Projekt zu leiten und zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen, ist alles andere als einfach. Zudem hat das Projektmanagement unter Umständen mit der eigenen Selbstwahrnehmung zu kämpfen. Denn wenn der Fokus der täglichen Arbeit ausschließlich auf Projektphasen, Meilensteine oder Arbeitspakete gerichtet ist, kommt der kritische Blick auf das eigene Wirken vielleicht auch mal zu kurz. Dabei sind es nicht nur interne Projektfaktoren, die über den Erfolg eines Projekts entscheiden, sondern natürlich auch die Arbeit der Projektleitung. Gut, dass es Faktoren gibt, die Ihnen helfen, das Projektmanagement selbst zu analysieren und zu justieren. Zugegeben: Mit Magie hat das nur bedingt zu tun – aber das Ergebnis einer selbstkritischen Betrachtung kann Ihr Projekt durchaus auf zauberhafte Weise beflügeln. Folgen Sie uns also ins Land der Projektmagie, indem dennoch Realismus und Objektivität herrschen …

Projektzauberer sind SMART

Unrealistische Ziele sind Gift für das Projektmanagement – und im Umkehrschluss gilt: Wer seine Projektziele sorgfältig formuliert, hat sie im Projektverlauf klar vor Augen. Für Ziele, die erfüllbar sind und die sich durch gutes Projektmanagement führen und formen lassen, gibt es die SMART-Regel. Sie steht ursprünglich für Specific, Measurable, Accepted, Realistic, Time Bound. Die deutschen Entsprechungen wären:

Spezifisch
Formulieren Sie klar umrissene, eindeutige Ziele.

Messbar
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Ziele objektiv mess- und nachvollziehbar sind.

Ansprechend
Die Projektbeteiligten müssen sich mit den Zielen identifizieren können und sie auch erreichen wollen.

Realistisch
Zu hoch angesetzte Ziele sind Motivationskiller; zu niedrig angesetzte unter Umständen nicht attraktiv genug.

Terminiert
Zu einem klaren Ziel gehört auch ein definitives Datum. Ein Ziel, das SMART gestaltet ist, lässt sich durch gutes Projektmanagement beeinflussen und reflektiert die Erwartungen aller Beteiligten, also der Stakeholder – vom einzelnen Projektmitarbeiter bis zum Kunden.

Projektmagier kennen ihr Publikum

Der Kunde eines Projekts kommt nicht immer von außerhalb, und umgekehrt sind nicht alle am Projekt Beteiligten interne Mitarbeiter. Dementsprechend vielschichtig sind die Erwartungen der Stakeholder an den Projekterfolg. Prüfen Sie also Ihre Projektführung stets aus der Perspektive der Projektbeteiligten heraus: Den Kunden oder internen Auftraggeber wird interessieren, ob die Termine eingehalten werden. Ihr Controlling wird sich fragen, ob die Kosten noch im Angebots- und Vertragsrahmen sind. Und Ihre Mitarbeiter sowie Sie selbst wollen ein Blick auf den Projektumfang werfen: Ist die Qualität wie gefordert und werden die vereinbarten Spezifikationen eingehalten?

Übrigens: Der Begriff „Publikum“ war zwar passend, um eine hübsche Zwischenüberschrift zu formulieren – aber natürlich geht es nicht darum, dass Sie eine gute Show bieten und für jede Zielgruppe bei der Präsentation des aktuellen Projektstands ein anderes Kaninchen aus dem Hut zaubern … Aber wenn Sie die Erwartungen Ihrer Stakeholder kennen und Ihre Arbeit beständig danach orientieren, dürfen Sie dennoch mit begeisterten Gesichtern rechnen!

Bringt Ihr Projekt ins Gleichgewicht: Das magische Dreieck

Sie haben sicher bereits bei Projekten in der Vergangenheit selbst die Erfahrung gemacht: Die Aspekte, die beim Projektmanagement als Stakeholder-Vorgaben schlussendlich über allem stehen, sind die Zeit, die Kosten und die Leistung eines Projekts. Das magische Dreieck des Projektmanagements tut nun nichts Anderes, als diese drei Punkte miteinander zu einem Dreieck zu verbinden.

magisches-zieldreieck-projektmanagement.png

Es geht also weniger um Magie, sondern vielmehr um Physik: Dadurch, dass die drei Eckpunkte miteinander verbunden sind, haben sie auch unmittelbaren Einfluss aufeinander. Wird einer davon bewegt, müssen sich auch die anderen beiden bewegen. Beispiele dafür wären:

  • Wenn Personal für ein anderes Projekt abgezogen wird, senkt das zwar die Kosten, bedeutet aber auch eine Aufweichung des Zeitplans.
  • Wenn Sie früher fertig werden müssen als geplant, aber nicht mehr Personal zur Verfügung haben, wird das Tempo zulasten des Leistungsumfangs (also der Qualität) gehen.
  • Ändert sich dagegen das Lastenheft und fordert der Kunde mehr Umfang und/oder Leistung, muss entweder mehr in Personal und Fertigung investiert werden (die Kosten steigen) oder die Projektzeit verlängert sich (der Termin verschiebt sich nach hinten).

Ziel eines verantwortungsvollen, ökonomisch handelnden Projektmanagements ist es, dieses Dreieck im Gleichgewicht und damit stabil zu halten. Aufgabe des magischen Dreiecks ist es, Sie daran zu erinnern, stets die Balance zwischen den drei Hauptpunkten zu halten.

Hilfreich ist es übrigens, wenn Sie schon zu Beginn des Projekts wissen, welcher der drei Aspekte den größten Einfluss haben wird und welchen Sie bei Bedarf weniger priorisieren können. Ein Beispiel: Es ist kein Problem, nachträgliche Extrawünsche des Kunden zu erfüllen, wenn dieser von Anfang an noch etwas „Luft“ beim Budget für genau diesen Fall eingeplant hat.

Mein Dreieck, das hat vier Ecken

Wo wir schon beim Kunden sind: Viele Fachautoren und Projektmanagement-Profis sind der Meinung, dass zum magischen Dreieck eigentlich noch ein vierter Punkt gehört – nämlich jener der Kundenzufriedenheit. Und tatsächlich: Auch dieser Faktor steht in direkter Abhängigkeit zu den anderen. Oder hätten Sie schon einmal erlebt, dass ein verschleppter Termin oder eine geringere Qualität als vereinbart keine Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit gehabt hätten?

zieldreieck-projektmanagement-plau-kundenzufriedenheit.png

Abwägen, Balance halten, Ausgleich schaffen, Prioritäten setzen: Irgendwie ist es ja schon ein wenig Magie, wie Projektmanager auch bei kitzligen Aufgaben die Zügel in der Hand behalten. Ein Glück, dass Ihnen das magische Dreieck (oder Viereck) des Projektmanagements ein zuverlässiger Kompass ist!

Inbound Marketing mit HubSpot - Jetzt zum kostenloses Webinar anmelden!

Veröffentlicht am 29.08.2017 und zuletzt aktualisiert am 29.08.2017

Hat Ihnen der Artikel gefallen?

Dann abonnieren Sie doch unseren Newsletter!